Schnittstellen und Integrationen: Programme verbinden

Wie verbinde ich vorhandene Programme, damit Daten nicht doppelt eingetippt werden?

Über Schnittstellen, die die Programme selbst anbieten. Ein kleines Zwischenprogramm liest Daten aus dem einen System und schreibt sie in das andere, entweder zeitgesteuert oder sobald ein Ereignis eintritt, etwa eine neue Mail oder eine eingegangene Zahlung.

Drei Wege kommen in Frage:

• API: Das Programm bietet eine programmierbare Schnittstelle. Das ist der sauberste Weg.
• Webhook: Das Programm meldet von sich aus, wenn etwas passiert, zum Beispiel eine Zahlung.
• Export und Import: Dateien wie CSV werden ausgetauscht. Einfach, aber weniger aktuell.

Wo es gar keine Schnittstelle gibt, lässt sich eine Weboberfläche teilweise mit Browser-Automatisierung bedienen. Das ist ein Notweg, weil er bei jeder Änderung der Oberfläche angepasst werden muss.

Wie funktioniert die Automatisierung mit Microsoft 365?

Bei Microsoft 365 läuft die Anbindung über Microsoft Graph, die gemeinsame Schnittstelle für Outlook-Postfächer, OneDrive, SharePoint, Kalender und Teams. Der Zugriff wird in Microsoft Entra ID als App registriert und auf die nötigen Berechtigungen beschränkt.

In der Lösung für eine Steuerkanzlei nutzt SaracAI Microsoft Graph für zwei Bereiche:

• Postfächer: Mails und Anhänge aus mehreren Team-Postfächern suchen und lesen
• OneDrive: Dateien in der Mandantenakte nach Name und Inhalt suchen, lesen und ablegen

Damit landen Unterlagen aus dem Posteingang direkt in der richtigen Akte, ohne Herunterladen und erneutes Hochladen.

Welche Schnittstellen hat SaracAI schon umgesetzt?

Die folgenden Anbindungen sind in eigenen Projekten oder im Kundeneinsatz gebaut worden. Sie zeigen, mit welchen Arten von Schnittstellen bereits gearbeitet wurde.

Die DATEV-Anbindung ist auf einer eigenen Seite beschrieben. DATEV ist eine Marke der DATEV eG.

Wie läuft ein Schnittstellen-Projekt ab?

Am Anfang steht die Frage, welche Daten von wo nach wo fließen sollen und wer die führende Quelle ist. Danach wird geprüft, was die beteiligten Programme technisch anbieten, und erst dann gebaut.

1. Datenfluss klären: welche Angaben, in welche Richtung, wie oft
2. Schnittstellen prüfen: Dokumentation, Berechtigungen, Grenzen bei der Anzahl der Abfragen
3. Rechte festlegen: nur so viel Zugriff wie nötig, lesend und schreibend getrennt
4. Bauen und testen: zuerst mit Testdaten, dann im laufenden Betrieb
5. Überwachen: Fehler werden gemeldet, statt still verloren zu gehen

Worauf kommt es bei Schnittstellen an?

Eine Schnittstelle ist nur so gut wie ihr Umgang mit Fehlern. Programme ändern sich, Zugänge laufen ab, Abfragen werden begrenzt. Eine gute Anbindung erkennt das, meldet es und schreibt keine halben Datensätze.

Dazu gehören:

• Doppel-Schutz: derselbe Datensatz wird nicht zweimal angelegt
• Klare Fehlermeldungen: wer etwas tun muss, erfährt es
• Keine Zugangsdaten im Klartext: Schlüssel liegen getrennt vom Code
• Datenschutz: Wer personenbezogene Daten überträgt, braucht passende Verträge zur Auftragsverarbeitung mit den beteiligten Anbietern (Art. 28 DSGVO). Das ist keine Rechtsberatung.

Wann ist eine Schnittstelle besser als ein Automatisierungs-Baukasten?

Baukästen wie n8n oder Make verbinden gängige Programme schnell und ohne eigenen Code. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn Fachsoftware ohne fertigen Baustein beteiligt ist, viele Sonderfälle auftreten oder ein KI-Modell die Daten lesen und zuordnen soll.

Beide Wege lassen sich kombinieren. Ein Vergleich steht im Ratgeber zu n8n, Make oder Eigenentwicklung.

Welche Daten werden typischerweise doppelt eingetippt?

Häufig sind es Kundendaten, Rechnungsbeträge, Zahlungseingänge und Dokumente, die per E-Mail ankommen und anschließend in ein weiteres Programm gehören. Überall dort, wo dieselbe Angabe in zwei Programmen gepflegt wird, lohnt sich ein Blick auf eine Schnittstelle.

Typische Beispiele:

• Kundendaten aus dem Kontaktformular landen von Hand in der Kundenverwaltung
• Rechnungen aus dem Postfach werden heruntergeladen und in der Buchhaltung hochgeladen
• Zahlungseingänge werden mit offenen Rechnungen auf Papier oder in Tabellen abgehakt
• Abo-Status einer App und Kundenkonto werden getrennt gepflegt

Für jedes dieser Beispiele gilt: Eine Angabe sollte nur an einer Stelle gepflegt werden, alle anderen Programme bekommen sie über die Schnittstelle. Das spart Arbeit und verhindert, dass zwei Programme unterschiedliche Stände zeigen.