DATEV-Automatisierung für Steuerkanzleien

Was lässt sich in einer DATEV-Kanzlei automatisieren?

Automatisieren lassen sich vor allem die Schritte vor dem Buchen: Belege einsammeln und lesen, Konten vorschlagen, Bankbuchungen mit Belegen abgleichen und fehlende Unterlagen gezielt anfordern. Die fachliche Entscheidung und die Festschreibung bleiben in der Kanzlei.

Die Bausteine, die SaracAI dafür gebaut hat und im Einsatz hat:

Dazu kommen Lese-Zugriffe auf die Postfächer der Kanzlei über Microsoft Graph (Mails und Anhänge, auch gescannte PDFs) und auf die digitale Mandantenakte in OneDrive.

Wie funktioniert KI in der DATEV-Kanzlei konkret?

Kern ist der SaracAI-Connector: ein Server nach dem Model Context Protocol (MCP), der einem Sprachmodell (eingesetzt wird Claude von Anthropic) eine feste Liste von Werkzeugen gibt. Das Modell kann damit nur das tun, was ein Werkzeug erlaubt, etwa „offene Posten lesen“ oder „Buchungszeilen in einen offenen Stapel schreiben“.

So ist der Ablauf in der Praxis:

1. Ein Beleg kommt an, über die Mandanten-App, per Mail oder als Scan.
2. Der Connector liest ihn, prüft, ob er schon gebucht ist, und sucht den passenden Kreditor oder Debitor samt offenem Posten.
3. Aus der bisherigen Buchungshistorie des Mandanten entsteht ein Kontovorschlag.
4. Die Buchungszeilen landen in einem Stapel je Monat und Bereich (zum Beispiel „Eingang 10-2026“ oder „Bank 1200 10-2026“), der nicht festgeschrieben ist.
5. Die Kanzlei prüft in DATEV, korrigiert bei Bedarf und schreibt selbst fest.

Der Beleg wird dabei in die DATEV-Ablage gelegt und mit der Buchung verknüpft, sofern die Kanzlei die DATEV-Dokumentenablage nutzt.

Warum bleibt die Festschreibung beim Menschen?

Weil festgeschriebene Buchungen nach den GoBD nicht mehr verändert werden dürfen und die Verantwortung für die Buchführung bei der Kanzlei liegt. Ein Vorschlag, der sich als falsch herausstellt, lässt sich in einem offenen Stapel direkt ändern; nach der Festschreibung nur noch per Stornobuchung.

Sprachmodelle können sich irren, auch bei scheinbar eindeutigen Belegen. Deshalb ist die Prüfstelle fest eingebaut: Der Connector setzt beim Schreiben grundsätzlich „nicht festgeschrieben“. Grundlagen:

• GoBD, BMF-Schreiben im amtlichen AO-Handbuch (Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation)
• § 146 Abgabenordnung (Ordnungsvorschriften für Buchungen)
• § 147 Abgabenordnung (Aufbewahrung)

Ist die Lösung schon in einer Kanzlei im Einsatz?

Ja. Connector, Mandanten-App und Kanzlei-Dashboard laufen seit 2026 im Alltag einer Steuerkanzlei in Hessen. Dort werden Belege gelesen, Bankzeilen abgeglichen und Buchungen in offene Stapel vorbereitet; Mandanten laden über die App hoch.

Mandanten oder Zahlen aus dieser Kanzlei nennen wir nicht. Messwerte zur Zeitersparnis gibt es bisher nicht, deshalb versprechen wir auch keine. Mehr zur Umsetzung steht in der Referenz Kanzlei-Automatisierung.

Wie läuft die Einführung in einer Kanzlei ab?

Am Anfang steht ein Gespräch über die heutigen Belegwege und die DATEV-Umgebung. Danach wird die Anbindung eingerichtet, mit einem Mandanten erprobt und erst dann ausgeweitet.

1. Bestandsaufnahme: Wie kommen Belege heute an, welche DATEV-Programme sind im Einsatz, wer bucht was?
2. Zugänge: DATEV-Anbindung über das Gateway, Postfächer, Ablage. Jede Kanzlei bekommt einen eigenen Dienst.
3. Pilotmandant: Ein Mandant läuft komplett durch, die Kanzlei prüft jeden Stapel.
4. Regeln festhalten: Stapelaufteilung, Buchungsregeln und Ausnahmen werden für alle Mandanten einheitlich dokumentiert.
5. Ausweiten: weitere Mandanten, Mandanten-App, Abgleich der Kontoauszüge.

Datenschutz und Verschwiegenheit sind Teil der Bestandsaufnahme: Welche Dienstleister Daten verarbeiten und welche Verträge zur Auftragsverarbeitung nötig sind, wird vor dem Start geklärt. Für Berufsgeheimnisträger gilt zusätzlich § 203 StGB. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.

Ersetzt das DATEV oder die Arbeit der Kanzlei?

Nein. DATEV bleibt das führende System: Buchungen entstehen in DATEV Rechnungswesen, Belege liegen in der DATEV-Ablage. Die Automatisierung übernimmt Vorarbeit, die fachliche Arbeit bleibt bei den Menschen in der Kanzlei.

Für welche Kanzleien eignet sich das?

Geeignet ist die Lösung für Kanzleien, die mit DATEV Rechnungswesen arbeiten und deren Belege heute über mehrere Wege hereinkommen. Je mehr Zeit in Sortieren, Suchen und Nachfragen fließt, desto mehr lässt sich vorbereiten. Mehr zur Arbeit mit Kanzleien auf der Seite Steuerkanzleien.

Was ist mit „DATEV KI“ und dem DATEV Automatisierungsservice?

DATEV bietet selbst Automatisierungen an, etwa für Rechnungen und Bankumsätze. Diese arbeiten innerhalb von DATEV Unternehmen online. Die SaracAI-Lösung setzt davor und daneben an: bei Belegen aus Mails und App, beim Abgleich über mehrere Quellen und bei Rückfragen an Mandanten.

Was der DATEV-eigene Dienst abdeckt, erklärt der Ratgeber DATEV Automatisierungsservice. Beides schließt sich nicht aus.