KI-Automatisierung in einer DATEV-Kanzlei: Steuerberatung Ferhat Sarac

Wie sieht eine KI-Automatisierung in einer DATEV-Kanzlei konkret aus?

In diesem Fall arbeitet ein KI-Assistent über einen eigens gebauten Connector mit den Systemen der Kanzlei: DATEV, Microsoft 365 und der digitalen Mandantenakte. Der Assistent liest, sortiert und bereitet vor, die Kanzlei entscheidet und gibt frei. Ergänzt wird das durch eine Mandanten-App für Belege und ein Dashboard für die Mitarbeitenden.

Was war die Ausgangslage?

Die Kanzlei hatte Informationen an vielen Stellen verteilt: in mehreren Postfächern, in Mail-Anhängen, in der Mandantenakte auf OneDrive und in DATEV. Wer einen Vorgang bearbeiten wollte, musste diese Quellen einzeln durchsuchen.

Typische Fragen im Alltag waren: Hat der Mandant den Beleg schon geschickt? Zu welcher Zahlung auf dem Kontoauszug gehört diese Rechnung? Ist der Beleg schon in DATEV abgelegt? Ziel war, diese Suchen und Vorbereitungen zu bündeln, ohne die Verantwortung aus der Hand zu geben.

Was wurde gebaut?

Kern ist der SaracAI-Connector, ein MCP-Server mit rund 35 Werkzeugen. Über das Model Context Protocol (MCP) kann ein KI-Assistent diese Werkzeuge gezielt aufrufen, jeweils mit klar begrenzten Rechten.

Die Bausteine im Überblick

### Mandanten-App und Kanzlei-Dashboard Mandanten laden Belege über eine App hoch oder scannen sie direkt mit dem Smartphone; eine Web-Version gibt es ebenfalls. Im Kanzlei-Dashboard sehen die Mitarbeitenden, was eingegangen ist und was noch offen ist. App und Dashboard sind seit Oktober 2026 in der Kanzlei im Einsatz.

### Website und Onboarding Für dieselbe Kanzlei hat SaracAI außerdem die Website auf WordPress überarbeitet, inklusive Onboarding-Formularen für neue Mandanten mit PDF-Ausgabe.

Wie läuft die Belegverarbeitung ab?

Ein Beleg kommt per Mail, über die App oder als Datei in der Akte an. Der Assistent liest ihn, auch wenn es ein Scan ist, und schlägt anhand der bisherigen Buchungen des Mandanten ein Konto vor. Ein Mensch prüft den Vorschlag, bevor gebucht wird.

1. Beleg geht ein (Mail, App, Akte)
2. Inhalt wird gelesen, Lieferant, Datum und Betrag erkannt
3. Prüfung: schon gebucht, offener Posten vorhanden, passende Bankzeile vorhanden?
4. Kontovorschlag aus der Buchungshistorie
5. Buchung in einen offenen Stapel, Beleg in die DATEV-Ablage
6. Prüfung und Festschreibung durch die Kanzlei

Wie werden fehlende Belege erkannt?

Der Connector gleicht die Zeilen eines Kontoauszugs gegen alle bekannten Quellen ab: Buchungen in DATEV, die DATEV-Ablage, Mail-Anhänge und den Belegeingang der App. Nur was dort nicht gefunden wird, gilt als fehlend. Unsichere Treffer werden als Kandidat markiert und von einem Menschen geprüft.

Damit soll vermieden werden, dass Mandanten Belege erneut anfordern müssen, die längst in einem Postfach liegen. Mehr dazu auf der Seite zum Kontoauszug-Belegabgleich, die unten verlinkt ist.

Welche Technik steckt dahinter?

Der Connector ist in Python geschrieben und läuft als eigener Dienst je Kanzlei bei Railway. Als KI-Assistent dient Anthropic Claude, der die Werkzeuge über MCP aufruft.

• DATEV: Klardaten-Gateway (DATEVconnect), Lohn über LODAS, Belegablage über DATEV-DMS
• Microsoft 365: Microsoft Graph für Postfächer und OneDrive
• App: Mandanten-App mit Web-Version, Kanzlei-Dashboard, Verwaltung im Hintergrund
• Betrieb: Railway, ein getrennter Dienst pro Kanzlei

Hinweis: Ob einzelne DATEV-Funktionen wie die Belegablage nutzbar sind, hängt von den Lizenzen der jeweiligen Kanzlei ab.

Wer trägt die Verantwortung für Buchungen und Beratung?

Die Verantwortung bleibt vollständig bei der Kanzlei. Der Assistent bereitet vor, der Berufsträger entscheidet und schreibt fest. SaracAI leistet keine Steuerberatung, sondern liefert Software und Automatisierung.

Das ist nicht nur eine Frage der Vorsicht: Steuerberatung ist nach dem Steuerberatungsgesetz eine Vorbehaltsaufgabe. Deshalb sind die Schreibrechte bewusst eng gefasst: Der Connector schreibt nicht fest, er bucht nur in offene Stapel.

Was ist das Ergebnis?

Die Lösung ist in der Kanzlei produktiv im Einsatz: Connector, Mandanten-App und Dashboard werden im Arbeitsalltag genutzt. Eine Zeitersparnis oder Fehlerquote wurde bisher nicht gemessen. Wir nennen deshalb keine Prozentzahlen.

Was sich beschreiben lässt: Informationen aus Postfächern, Akte und DATEV sind über eine Stelle abrufbar, und Belege aus der App landen gesammelt in einem Eingang statt verstreut in Mails.

Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fragen zur Zulässigkeit im eigenen Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.