Leistung
Mandanten-App und Kanzlei-Dashboard
Kurz erklärt
Mandanten laden Belege über eine App oder dieselbe Ansicht im Browser hoch oder scannen sie mit der Kamera. Die Kanzlei sieht alle Eingänge gesammelt in ihrem Dashboard. Von dort gehen die Belege in die DATEV-Ablage und in die Buchungsvorbereitung.
Die meisten Rückfragen in der Buchhaltung haben mit Belegen zu tun, die irgendwo liegen: im Handschuhfach, im privaten Postfach, in einem Kundenkonto. Eine Mandanten-App löst das nur, wenn das Hochladen so einfach ist, dass Mandanten es wirklich nutzen, und wenn die Kanzlei die Eingänge ohne Umweg weiterverarbeiten kann.
Wie laden Mandanten Belege per App hoch?
Der Mandant fotografiert den Beleg mit der Kamera oder wählt eine Datei aus und schickt sie ab. Die gleiche Ansicht gibt es als Web-Version im Browser. Die Kanzlei sieht den Beleg danach in ihrem Dashboard.
Was die Mandanten-App von SaracAI bietet:
- Scannen: Beleg mit der Kamera aufnehmen
- Hochladen: PDF und Bilddateien vom Gerät oder aus dem Browser
- Übersicht: eigene hochgeladene Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Stand der Bearbeitung
- Kontoauszüge: Bankauszüge hochladen, damit die Kanzlei sie mit den Belegen abgleichen kann
- Belegart: wird beim Hochladen erkannt, der Mandant muss nichts sortieren
Die oberste Vorgabe beim Bau war, dass jeder Upload sicher ankommt: Ein Beleg, der hängenbleibt und sich weder abschicken noch öffnen lässt, ist schlimmer als gar keine App.
Welche Belege können Mandanten hochladen?
Hochladen lässt sich alles, was die Kanzlei für die Buchhaltung braucht: Eingangsrechnungen, eigene Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge. Der Mandant muss die Belege nicht vorsortieren.
Ein paar Hinweise, die in der Praxis helfen und die die Kanzlei ihren Mandanten mitgeben kann:
- Ein Beleg pro Foto, flach hingelegt und vollständig im Bild
- Rechnungen, die schon als PDF vorliegen, besser als Datei hochladen statt den Bildschirm zu fotografieren
- Belege möglichst zeitnah hochladen, nicht gesammelt am Jahresende
- Bei Rückfragen der Kanzlei fehlende Belege über denselben Weg nachreichen
Wie sieht die Kanzlei die Belege gesammelt?
Im Kanzlei-Dashboard laufen alle Uploads aller Mandanten zusammen. Die Kanzlei sieht je Mandant, was neu ist, was bearbeitet wurde und was gebucht ist, und kann Belege selbst herunterladen.
Aufbau in drei Ebenen:
| Ebene | Wer | Aufgabe |
|---|---|---|
| Verwaltung | SaracAI | Kanzleien einrichten und betreuen |
| Kanzlei-Dashboard | Steuerkanzlei | Mandanten anlegen, Belege sehen und weitergeben |
| Mandanten-App und Web | Mandant | Belege hochladen und scannen, eigene Übersicht |
Diese Trennung ist Absicht: SaracAI betreibt die Technik, die Mandantenbeziehung bleibt bei der Kanzlei.
Wie kommen die Belege aus der App nach DATEV?
Neue Belege aus der App werden im Hintergrund in die DATEV-Ablage gelegt, sofern die Kanzlei die DATEV-Dokumentenablage nutzt. Von dort gehen sie in die Buchungsvorbereitung, die Buchungszeilen in einen offenen Stapel schreibt und den Beleg verknüpft.
Ist ein Beleg gebucht, wechselt sein Status auf „gebucht“. So bleibt sichtbar, was noch offen ist. Wie die Buchung entsteht, zeigt die Seite Belege automatisch buchen.
Was unterscheidet die App von DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online ist das Portal der DATEV für den Belegaustausch zwischen Unternehmen und Kanzlei. Die SaracAI-App ist ein eigener, schlanker Weg für Mandanten, die vor allem Belege abgeben wollen, und ist direkt mit der Automatisierung der Kanzlei verbunden.
Beides kann nebeneinander laufen. Für viele kleine Mandanten ist eine App mit einer Hauptaktion, „Beleg hochladen“, die einfachere Lösung. Welche Mandanten welchen Weg nutzen, entscheidet die Kanzlei.
Wie wird die App bei den Mandanten eingeführt?
Die Kanzlei legt den Mandanten im Dashboard an, der Mandant erhält seinen Zugang und kann sofort hochladen. Bewährt hat sich, mit wenigen Mandanten zu beginnen, die ohnehin viele Belege digital haben.
So kann die Einführung aussehen:
- Auswahl: Die Kanzlei wählt einige Mandanten für den Start, etwa solche, die heute Belege per Mail schicken.
- Zugang: Der Mandant wird im Dashboard angelegt und erhält seine Zugangsdaten.
- Erster Beleg: Der erste Upload wird gemeinsam gemacht, zum Beispiel im nächsten Telefonat.
- Rückmeldung: Was beim Hochladen hakt, fließt in die Weiterentwicklung der App ein.
- Ausweiten: Weitere Mandanten folgen, wenn der Ablauf in der Kanzlei sitzt.
Wichtig ist, dass die Kanzlei intern festlegt, wer neue Eingänge im Dashboard ansieht. Die App nimmt Belege an; die Verantwortung für die Bearbeitung bleibt in der Kanzlei.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Verwaltung von SaracAI ist von den Kanzlei-Daten getrennt, der Connector läuft als eigener Dienst je Kanzlei. Welche Dienstleister beteiligt sind und welche Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig sind, legen wir vor dem Start offen.
Für Kanzleien gilt zusätzlich die berufliche Verschwiegenheit, auch beim Einsatz externer Dienstleister (§ 203 StGB). Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung; die Prüfung im Einzelfall gehört zu den Pflichten der Kanzlei.
Ist die App schon im Einsatz?
Ja. Mandanten-App, Web-Version und Kanzlei-Dashboard sind seit Oktober 2026 bei einer Steuerkanzlei in Hessen live. Die App ist als allgemeines Produkt für Steuerkanzleien angelegt, nicht als Einzelanfertigung.
Wie die Einführung abläuft und welche weiteren Bausteine dazugehören, steht auf der Seite DATEV-Automatisierung.
Häufige Fragen
Brauchen Mandanten ein Smartphone?
Nein. Dieselbe Ansicht gibt es als Web-Version im Browser am PC. Dort lassen sich Dateien hochladen, zum Beispiel PDF-Rechnungen aus einem Online-Konto.
Wer legt die Mandanten in der App an?
Die Kanzlei. Sie legt ihre Mandanten im Dashboard selbst an und verwaltet die Zugänge. Die Verwaltungsebene von SaracAI zeigt nur Kanzleien, keine Mandanten und keine Belege.
Ist die App eine eigene Marke der Kanzlei?
Die App ist ein Produkt von SaracAI, das Kanzleien für ihre Mandanten nutzen. Wie weit sie im Erscheinungsbild der Kanzlei auftritt, klären wir im Erstgespräch.
Kann die App steuerliche Fragen beantworten?
Nein. Die App ist für Belege und Übersicht gedacht. Steuerliche Fragen gehören an die Kanzlei.
Was kostet die Mandanten-App?
Das hängt von der Zahl der Mandanten und den gewünschten Bausteinen ab. Einen Rahmen nennen wir nach dem Erstgespräch.
Wie kommen Belege von Mandanten in die Kanzlei?
Mandanten laden Belege über eine App (auch per Kamera-Scan) oder per E-Mail hoch; die Kanzlei sieht sie gesammelt im Dashboard und kann sie ins DATEV-Belegarchiv übertragen.