Rechner
Rechner: Wie viel Zeit kostet eine wiederkehrende Aufgabe im Jahr?
Kurz erklärt
Der Rechner zeigt, wie viele Stunden, Arbeitstage und Euro eine wiederkehrende Aufgabe pro Jahr bindet. Das ist der heutige Aufwand und damit die Obergrenze dessen, was eine Automatisierung überhaupt einsparen kann. Eine Einsparquote nennt der Rechner bewusst nicht.
Tragen Sie ein, wie oft eine Aufgabe pro Woche vorkommt und wie lange sie im Schnitt dauert. Die Startwerte sind ein Beispiel; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen. Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser.
So wird gerechnet
- Stunden pro Jahr =
Vorgänge pro Woche × Minuten × Arbeitswochen ÷ 60 - Arbeitstage pro Jahr =
Stunden pro Jahr ÷ Arbeitsstunden pro Tag - Kosten pro Jahr =
Stunden pro Jahr × interner Stundensatz
Wie rechnet der Rechner?
Er multipliziert die Zahl der Vorgänge pro Woche mit der Dauer je Vorgang und der Zahl der Arbeitswochen und teilt durch 60. Das Ergebnis sind Stunden pro Jahr. Mit dem internen Stundensatz werden daraus Kosten, mit den täglichen Arbeitsstunden Arbeitstage.
Mit den Startwerten: 50 Vorgänge × 6 Minuten × 46 Wochen ÷ 60 = 230 Stunden pro Jahr. Das sind bei 8 Stunden am Tag 28,8 Arbeitstage und bei 45 € je Stunde 10.350 € im Jahr. Die Formeln stehen zusätzlich unter dem Rechner.
Warum nennt der Rechner keine Einsparung?
Weil sich nicht pauschal sagen lässt, welcher Anteil einer Aufgabe automatisierbar ist. Das hängt davon ab, wie einheitlich die Vorgänge sind, wie viele Ausnahmen es gibt und wie viel menschliche Prüfung nötig bleibt. Jede feste Quote wäre geraten.
Der Rechner zeigt deshalb den Ist-Aufwand. Er beantwortet die Frage, ob sich eine genauere Prüfung überhaupt lohnt. Bindet eine Aufgabe 20 Stunden im Jahr, ist eine Automatisierung selten wirtschaftlich. Bindet sie mehrere hundert Stunden, lohnt sich der genaue Blick. Was danach realistisch einzusparen ist, zeigt erst ein Test mit echten Vorgängen.
Welche Aufgaben eignen sich für die Rechnung?
Aufgaben, die regelmäßig und gleichartig wiederkehren und deren Ablauf sich beschreiben lässt. Typisch sind Vorgänge, bei denen Informationen von einem Ort an einen anderen übertragen, sortiert oder abgeglichen werden.
Beispiele aus Büro und Verwaltung:
- E-Mails sichten, zuordnen und an die richtige Stelle weiterleiten
- Rechnungen und Belege ablegen, benennen und ins Buchhaltungssystem übertragen
- Kontoauszüge mit offenen Rechnungen abgleichen
- Fehlende Unterlagen bei Kunden oder Mandanten nachfordern
- Daten aus Formularen in eine Tabelle oder ein Fachprogramm übertragen
- Wiederkehrende Berichte aus mehreren Quellen zusammenstellen
Rechnen Sie jede Aufgabe einzeln. Zusammengefasste Werte wie „Verwaltung allgemein“ sind zu ungenau, um eine Entscheidung darauf zu stützen.
Wie messe ich die Minuten je Vorgang verlässlich?
Am besten durch Mitschreiben über ein bis zwei Wochen: Anfang und Ende jedes Vorgangs notieren und daraus den Durchschnitt bilden. Schätzungen aus dem Gedächtnis liegen oft deutlich daneben, weil Unterbrechungen, Rückfragen und Nacharbeit vergessen werden.
Tipps für die Messung:
- Zählen Sie Nacharbeit mit, etwa Korrekturen oder Rückfragen, die ein Vorgang auslöst.
- Messen Sie bei mehreren Personen, wenn mehrere die Aufgabe erledigen.
- Trennen Sie ungewöhnliche Fälle ab und rechnen Sie sie getrennt, wenn sie viel länger dauern.
- Nutzen Sie, wo vorhanden, Zahlen aus Ihren Systemen, etwa die Zahl der Eingangsrechnungen pro Monat geteilt durch vier.
Was ist ein interner Stundensatz?
Das, was eine Arbeitsstunde Ihr Unternehmen tatsächlich kostet: Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und weitere Personalnebenkosten, geteilt durch die produktiven Stunden im Jahr. Er liegt meist deutlich über dem Stundenlohn, weil Urlaub, Feiertage und Krankheitstage nicht produktiv sind.
Kennen Sie den Wert nicht, kann Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung ihn aus den Personalkosten ermitteln. Für eine erste Einschätzung genügt eine grobe Annahme; der Rechner zeigt dann, wie stark das Ergebnis vom Satz abhängt.
Warum sind 46 Arbeitswochen voreingestellt?
46 Wochen entsprechen 52 Kalenderwochen abzüglich sechs Wochen Urlaub, was bei 30 Urlaubstagen und einer Fünftagewoche zutrifft. Feiertage und Krankheitstage sind darin noch nicht abgezogen. Passen Sie den Wert an Ihren Betrieb an; das Bundesurlaubsgesetz schreibt mindestens 24 Werktage Urlaub vor, bezogen auf eine Sechstagewoche.
Was folgt aus dem Ergebnis?
Das Ergebnis ist eine Größenordnung für die Entscheidung, ob sich eine genauere Prüfung lohnt. Sinnvoll ist, die Aufgaben mit dem höchsten Jahresaufwand zuerst zu betrachten und für sie einen kleinen Test mit echten Vorgängen zu machen. Danach lässt sich der tatsächliche Anteil, den eine Automatisierung übernimmt, messen statt schätzen.
Eine Automatisierung kostet selbst Geld und Zeit: für die Einrichtung, für Lizenzen oder Schnittstellen und für die laufende Kontrolle. Stellen Sie diese Kosten dem gemessenen Ist-Aufwand gegenüber. Die laufenden Kosten einer Website rechnet der Website-Kostenrechner nach demselben Prinzip.
### Quellen - Bundesurlaubsgesetz, § 3 Dauer des Urlaubs: gesetze-im-internet.de/burlg/__3.html
Häufige Fragen
Ab wie vielen Stunden im Jahr lohnt sich eine Automatisierung?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Stellen Sie den gemessenen Jahresaufwand den Kosten für Einrichtung, Lizenzen und laufende Kontrolle gegenüber. Je höher der Aufwand und je einheitlicher die Vorgänge, desto eher lohnt sich ein Test.
Kann ich mehrere Aufgaben zusammenrechnen?
Rechnen Sie jede Aufgabe einzeln und addieren Sie die Ergebnisse. So sehen Sie, welche Aufgabe den größten Anteil hat und wo eine Prüfung zuerst ansetzen sollte.
Werden meine Eingaben gespeichert?
Nein. Der Rechner läuft vollständig in Ihrem Browser und sendet keine Daten.
Was ist, wenn eine Aufgabe nur monatlich anfällt?
Teilen Sie die monatliche Anzahl durch 4,33, die durchschnittliche Zahl der Wochen pro Monat, und tragen Sie das Ergebnis als Vorgänge pro Woche ein. Kommazahlen sind erlaubt.
Wie viel Zeit spart eine Automatisierung?
Das lässt sich nicht pauschal sagen, es hängt von Häufigkeit, Dauer und Fehleranfälligkeit des einzelnen Vorgangs ab. Gemessene Zeiten für SaracAI-Projekte nennen wir bewusst nicht. Eine eigene Überschlagsrechnung mit Ihren Zahlen ermöglicht der Automatisierungs-Rechner.