Arbeitsweise, Ablauf und Datenschutz

Wie läuft ein Projekt mit SaracAI ab?

Jedes Projekt beginnt mit einem Gespräch über die Ausgangslage und endet nicht mit der Übergabe, sondern mit einem Betrieb, der im Alltag funktioniert. Dazwischen liegen Bestandsaufnahme, Einschätzung, Umsetzung und Test.

1. Gespräch: Worum geht es, welches Ziel soll erreicht werden, welche Programme sind im Einsatz?
2. Bestandsaufnahme: Wie läuft der Ablauf heute, wie oft fällt er an, wo entstehen Fehler oder Wartezeiten?
3. Einschätzung: Lohnt sich eine Automatisierung, und wenn ja, mit welchem Ablauf fängt man an? Wenn nicht, wird das offen gesagt.
4. Umsetzung und Test: Der erste Ablauf wird gebaut und an echten Fällen geprüft, bevor er in den Alltag geht.
5. Betrieb und Ausbau: Fehler werden behoben, Erfahrungen gesammelt, erst dann folgt der nächste Ablauf.

Warum mit einem einzelnen Ablauf beginnen?

Weil sich erst im Alltag zeigt, wie gut eine Automatisierung wirklich trägt. Ein kleiner Start begrenzt den Aufwand und liefert eine belastbare Grundlage für die Entscheidung über weitere Schritte.

Gute Kandidaten für den Einstieg sind Abläufe, die häufig anfallen, festen Regeln folgen und heute viel Lese- oder Abtipparbeit verursachen. Beispiele sind das Zuordnen eingehender Mails, das Lesen von Rechnungen oder der Abgleich von Bankbewegungen mit Belegen. Wie viel Zeit ein Ablauf im Jahr bindet, lässt sich mit dem Automatisierungsrechner grob abschätzen.

Wer prüft, was die KI macht?

Ein Mensch. Die KI liest, sortiert und schlägt vor, verbindliche Schritte wie Buchungen, Auskünfte an Kunden oder der Versand von Mails werden von Menschen geprüft und freigegeben.

Ein Beispiel aus der Praxis: In der Automatisierung für eine Steuerkanzlei schreibt das System Buchungen nur in Stapel, die in DATEV noch nicht festgeschrieben sind. Die Kanzlei prüft sie dort und schreibt selbst fest. Was bereits festgeschrieben ist, bleibt unverändert.

Welche KI-Modelle setzt SaracAI ein?

In den bisherigen Projekten vor allem Claude von Anthropic und Gemini von Google. Für Bilderzeugung, Sprachausgabe und Transkription laufen teils lokale Modelle auf eigener Hardware.

Welches Modell zum Einsatz kommt, hängt von der Aufgabe ab: Für das Lesen und Zuordnen von Dokumenten zählen Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit, für Bilderkennung in einer App andere Eigenschaften. Lokale Modelle haben den Vorteil, dass die Daten den eigenen Rechner nicht verlassen, eignen sich aber nicht für jede Aufgabe.

Mit welcher Technik wird gebaut?

Mit verbreiteter, gut dokumentierter Technik, damit Lösungen wartbar bleiben. Dazu gehören Python, TypeScript und Node.js, Flutter und Kotlin für Apps sowie WordPress, wo ein Kunde es bereits nutzt.

Wo werden Anwendungen gehostet?

Je nach Projekt bei Railway, Cloudflare oder Strato. Welcher Dienst in welcher Region Daten verarbeitet, wird für jedes Projekt vor dem Start offengelegt.

SaracAI wirbt nicht pauschal mit Hosting auf deutschen Servern, weil das nicht für jeden eingesetzten Dienst zutrifft. Entscheidend ist, dass Sie wissen, welcher Anbieter beteiligt ist, und dass mit jedem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Wie werden Daten und Zugänge geschützt?

Durch klare Regeln: nur die Rechte, die ein Ablauf wirklich braucht, Zugangsdaten nie im Klartext in Dokumenten oder Nachrichten, und getrennte Umgebungen für getrennte Kunden. Wer welche Daten verarbeitet, wird vertraglich geregelt.

Konkret bedeutet das:

• Minimale Rechte: Ein Ablauf, der Mails nur lesen muss, bekommt keine Senderechte.
• Getrennter Betrieb: Bei Kanzlei-Automatisierungen läuft für jede Kanzlei ein eigener Dienst, Daten verschiedener Kunden werden nicht vermischt.
• Auftragsverarbeitung: Verarbeitet SaracAI personenbezogene Daten im Auftrag, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Er gehört vor den Projektstart.
• Berufsgeheimnisse: Für Kanzleien und andere Berufsgeheimnisträger gelten zusätzliche Pflichten, etwa nach § 203 StGB und § 62a StBerG.
• Zertifikate: SaracAI wirbt nicht mit Siegeln oder Zertifikaten. Maßgeblich sind die konkreten Maßnahmen und Verträge.

Was gilt nach dem Projektende?

Lösungen sollen auch nach der Übergabe verständlich und wartbar bleiben. Welche Rechte am Code bestehen und wie Wartung und Support geregelt sind, wird im jeweiligen Angebot festgelegt.

Zugänge, die für das Projekt vergeben wurden, sollten nach Projektende überprüft und nicht mehr benötigte Rechte entzogen werden. Bei laufendem Betrieb bleibt SaracAI Ansprechpartner für Fehler und Anpassungen, im vereinbarten Umfang.