Ratgeber
Automatisierungspotenzial erkennen: Welche Prozesse lohnen sich zu automatisieren?
Kurz erklärt
Lohnend sind Abläufe, die häufig vorkommen, nach klaren Regeln laufen und mit digitalen Eingaben arbeiten. Den Ist-Aufwand berechnen Sie aus Häufigkeit, Dauer und Stundensatz, bevor Sie über Technik entscheiden. Seltene, wechselhafte oder heikle Entscheidungen bleiben besser beim Menschen.
Fast jeder Betrieb hat Abläufe, die gefühlt zu viel Zeit kosten. Ob sich ihre Automatisierung lohnt, lässt sich aber nicht am Gefühl ablesen. Dieser Ratgeber gibt Ihnen Kriterien, ein einfaches Bewertungsraster und einen Rechenweg an die Hand, mit dem Sie Kandidaten vergleichen können, bevor Sie über Werkzeuge nachdenken.
Woran erkenne ich, welcher Prozess sich zum Automatisieren lohnt?
Ein Prozess lohnt sich, wenn er häufig vorkommt, merklich Zeit kostet, nach erkennbaren Regeln abläuft und digitale Eingaben hat. Je stabiler der Ablauf und je geringer das Risiko eines Fehlers, desto besser eignet er sich für den Anfang.
Die wichtigsten Kriterien im Überblick:
- Häufigkeit: täglich oder wöchentlich statt einmal im Quartal
- Dauer: spürbarer Aufwand je Durchgang oder in der Summe
- Regelhaftigkeit: Die Schritte lassen sich beschreiben, ohne „kommt drauf an“ bei jedem Schritt.
- Digitale Eingaben: E-Mails, PDFs, Tabellen, Formulare statt Papier und Zuruf
- Stabilität: Ablauf und beteiligte Programme ändern sich selten.
- Schnittstellen: Die beteiligten Programme lassen sich anbinden (siehe Schnittstellen und Integrationen).
- Fehlerfolgen: Ein Fehler ist erkennbar und korrigierbar, bevor er Schaden anrichtet.
Wie berechne ich den Zeitaufwand einer Routineaufgabe?
Den Ist-Aufwand berechnen Sie aus drei Werten: Wie oft fällt die Aufgabe im Jahr an, wie lange dauert ein Durchgang und was kostet eine Arbeitsstunde intern? Das Produkt zeigt, wie viel Zeit und Geld die Aufgabe heute bindet.
Die Formel lautet:
Ist-Aufwand pro Jahr = Häufigkeit pro Jahr × Dauer je Durchgang × interner Stundensatz
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Eine Aufgabe fällt 20-mal pro Woche an, ein Durchgang dauert 6 Minuten, gearbeitet wird an 46 Wochen im Jahr. Das sind 920 Durchgänge mal 6 Minuten, also 5.520 Minuten oder 92 Stunden im Jahr. Mit Ihrem internen Stundensatz multipliziert ergibt sich der jährliche Ist-Aufwand in Euro.
Zur Dauer gehört mehr als der eigentliche Handgriff. Rechnen Sie Suchzeiten, Rückfragen, Korrekturen nach Tippfehlern und das Wiedereinarbeiten nach Unterbrechungen mit ein, soweit Sie sie realistisch schätzen können. Am verlässlichsten ist eine kurze Selbstbeobachtung: Notieren Sie eine oder zwei Wochen lang, wie oft die Aufgabe anfällt und wie lange sie tatsächlich dauert. Schätzungen aus dem Gedächtnis liegen häufig daneben, in beide Richtungen.
Wichtig: Diese Zahl ist nicht die Einsparung. Auch nach einer Automatisierung bleiben Prüfung, Ausnahmen und Pflege. Unser Rechner für wiederkehrende Aufgaben rechnet deshalb bewusst nur den Ist-Aufwand aus und verspricht keine Einsparquote.
Wie bewerte ich mehrere Prozesse im Vergleich?
Mit einem einfachen Raster, in dem Sie jeden Kandidaten nach denselben Kriterien mit niedrig, mittel oder hoch bewerten. Weit oben landen Prozesse mit hohem Aufwand, klaren Regeln und geringem Fehlerrisiko.
| Kriterium | niedrig | mittel | hoch |
|---|---|---|---|
| Häufigkeit | selten, unregelmäßig | wöchentlich | täglich oder öfter |
| Ist-Aufwand pro Jahr | gering | spürbar | erheblich |
| Regelhaftigkeit | jeder Fall anders | Regeln mit Ausnahmen | feste Regeln |
| Digitale Eingaben | Papier, Zuruf | gemischt | vollständig digital |
| Anbindbarkeit der Programme | keine Schnittstelle | teilweise | dokumentierte Schnittstellen |
| Fehlerrisiko | hoch, schwer erkennbar | mittel | gering, gut prüfbar |
Beim Fehlerrisiko gilt die Skala umgekehrt: Gering ist hier gut. Bewerten Sie gemeinsam mit den Personen, die den Ablauf heute erledigen. Sie kennen die Sonderfälle, die in keiner Beschreibung stehen.
Welche Prozesse eignen sich besonders gut?
Besonders gut eignen sich Abläufe, in denen Daten von einem Ort an einen anderen gebracht, Dokumente gelesen und abgelegt oder Listen miteinander abgeglichen werden. Das betrifft in vielen Betrieben vor allem Buchhaltung, Posteingang und Auftragsabwicklung.
- Belegeingang: Rechnungen aus E-Mails auslesen, benennen, ablegen und zur Buchung vorbereiten
- Abgleiche: Kontoauszüge mit Belegen, Bestellungen mit Lieferscheinen, Listen aus zwei Systemen
- Posteingang: E-Mails Kunden oder Vorgängen zuordnen, Anhänge ablegen (siehe Posteingang automatisieren)
- Datenübertragung: Formular- und Shopdaten in CRM oder Warenwirtschaft
- Erinnerungen: Fristen, fehlende Unterlagen, offene Posten
- Berichte: regelmäßige Auswertungen aus mehreren Quellen
Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Für eine Steuerkanzlei, für die SaracAI arbeitet, wurden Abläufe rund um Belege gewählt, darunter das Lesen von Anhängen, Kontierungsvorschläge aus der Buchungshistorie und der Abgleich von Bankbuchungen mit vorhandenen Belegen. Die vorbereiteten Buchungen landen in noch nicht festgeschriebenen Stapeln, sodass die Kanzlei sie vor dem Festschreiben prüfen kann. Mehr unter DATEV-Automatisierung.
Wann lohnt sich KI und wann reicht eine einfache Regel?
Eine einfache Regel reicht, wenn die Eingaben immer gleich aufgebaut sind, etwa feste Absender, feste Felder oder strukturierte Dateien. KI lohnt sich, wenn Inhalte frei formuliert oder unterschiedlich gestaltet sind und trotzdem verstanden werden müssen.
| Merkmal der Eingabe | Passender Ansatz |
|---|---|
| strukturierte Datei, feste Spalten | Regel oder Schnittstelle |
| immer gleiches Formular | Regel, gegebenenfalls Texterkennung |
| Rechnungen vieler verschiedener Lieferanten | KI zum Auslesen, Mensch prüft |
| frei formulierte Anfragen | KI zum Einordnen, Mensch entscheidet |
| Programm ohne Schnittstelle | RPA, siehe RPA einfach erklärt |
KI bringt zusätzliche Fehlerquellen mit, etwa falsch gelesene oder erfundene Werte. Planen Sie bei KI-Abläufen immer einen Prüfschritt ein und wählen Sie für den Anfang Aufgaben, bei denen ein Fehler schnell auffällt.
Welche Prozesse sollten Sie besser nicht automatisieren?
Nicht oder nur vorbereitend automatisieren sollten Sie seltene Abläufe, Aufgaben mit großem Ermessensspielraum und Tätigkeiten, bei denen der persönliche Kontakt der eigentliche Wert ist. Auch ein unklarer, ständig wechselnder Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser.
- Seltene Sonderfälle: Der Aufbau kostet mehr, als er je einspart.
- Ermessensentscheidungen: Kulanz, Personalfragen, rechtliche Bewertungen
- Beziehungspflege: Gespräche mit wichtigen Kunden oder in schwierigen Situationen
- Ungeklärte Abläufe: Erst vereinheitlichen, dann automatisieren
- Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen: Hier setzt Art. 22 DSGVO Grenzen für ausschließlich automatisierte Entscheidungen. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Wie gehen Sie nach der Auswahl weiter vor?
Wählen Sie einen Kandidaten mit gutem Verhältnis aus Aufwand und Risiko, beschreiben Sie ihn genau und testen Sie die Automatisierung zuerst parallel zum bisherigen Weg. Erst wenn der Pilot mit echten Daten zuverlässig läuft, lohnt sich die Ausweitung.
- Ist-Aufwand mit dem Rechner beziffern
- Schritte, Eingaben, Ergebnisse und Ausnahmen aufschreiben
- Technik wählen: Regel, Workflow-Tool oder eigene Software (Vergleich unter n8n, make oder eigene Lösung?)
- Prüfpunkte und Zuständigkeiten festlegen
- Pilot parallel laufen lassen, Abweichungen festhalten
- Nach dem Pilot neu bewerten: Was hat sich bewährt, was bleibt manuell?
Grundlagen zum Thema finden Sie im Ratgeber Was ist Prozessautomatisierung?.
Häufige Fragen
Welche Prozesse eignen sich nicht für Automatisierung?
Wenig geeignet sind seltene Abläufe, Aufgaben mit großem Ermessensspielraum, Tätigkeiten, bei denen persönlicher Kontakt der eigentliche Wert ist, und Prozesse, die sich ständig ändern. Auch Abläufe, deren Fehler schwere Folgen hätten, sollten höchstens vorbereitet, aber nicht ohne Freigabe automatisiert werden.
Was sind Beispiele für KI-Automatisierung im Büro?
Beispiele sind das Auslesen von Rechnungen aus E-Mail-Anhängen, das Zuordnen von E-Mails zu Kunden oder Vorgängen, das Zusammenfassen langer Verläufe, Kontierungsvorschläge auf Basis früherer Buchungen und der Abgleich von Kontoauszügen mit Belegen.
Wie berechne ich, ob sich eine Automatisierung lohnt?
Multiplizieren Sie Häufigkeit pro Jahr mit der Dauer je Durchgang und dem internen Stundensatz. Das ergibt den Ist-Aufwand. Dem stellen Sie Einrichtung, laufende Kosten und den verbleibenden Prüfaufwand gegenüber.
Sollte man den größten oder den einfachsten Prozess zuerst automatisieren?
Für den Einstieg eignet sich meist ein häufiger, klar abgegrenzter Ablauf mit geringem Risiko. Er liefert schnell Erfahrungen mit Technik, Datenqualität und Prüfschritten, die beim größeren Vorhaben helfen.
Muss ein Prozess erst dokumentiert sein, bevor er automatisiert wird?
Ja, zumindest grob. Ohne Beschreibung der Schritte, Eingaben, Ergebnisse und Ausnahmen lässt sich weder der Aufwand schätzen noch prüfen, ob die Automatisierung richtig arbeitet.
Wer im Unternehmen sollte bei der Auswahl mitreden?
Vor allem die Menschen, die den Ablauf heute erledigen. Sie kennen die Ausnahmen und Umwege, die in keiner Beschreibung stehen. Dazu kommen die Verantwortlichen für die beteiligten Programme und für den Datenschutz.
Welche Prozesse eignen sich nicht für Automatisierung?
Ungeeignet sind Vorgänge, die selten vorkommen, ständig anders ablaufen, ein persönliches Urteil oder Gespräch verlangen oder bei Fehlern erheblichen Schaden verursachen. Auch Prozesse, deren Regeln noch nicht klar sind, sollte man erst ordnen, bevor man sie automatisiert. Hilfreiche Kriterien beschreibt der Ratgeber zum Automatisierungspotenzial.