Ratgeber
n8n, make oder Eigenentwicklung: Wann reichen Workflow-Tools, wann braucht es eigene Software?
Kurz erklärt
Workflow-Tools wie n8n und make verbinden gängige Dienste per Baukasten und eignen sich für überschaubare, gut dokumentierte Abläufe. Eigene Software lohnt sich eher, wenn Fachlogik, Sonderfälle, Sicherheitsanforderungen oder Schnittstellen ohne fertigen Baustein dazukommen. Vor der Entscheidung sollten Sie Lizenzbedingungen, Abrechnungsmodell und Wartungsaufwand vergleichen.
Wer Abläufe automatisieren will, stößt schnell auf Werkzeuge wie n8n, make oder Zapier. Sie versprechen Automatisierung ohne Programmierung. Daneben steht die Möglichkeit, eine Lösung eigens programmieren zu lassen. Dieser Ratgeber zeigt, wann welcher Weg passt, und worauf Sie bei Lizenz, Abrechnung und Betrieb achten sollten. Preise der Werkzeuge ändern sich häufig, deshalb verweisen wir auf die Seiten der Anbieter.
Was sind n8n und make?
n8n und make sind Workflow-Automatisierungswerkzeuge: Sie verbinden Programme und Dienste über fertige Bausteine, die Sie in einer grafischen Oberfläche zu einem Ablauf zusammensetzen. Ein Auslöser, etwa ein neues Formular oder eine E-Mail, startet eine Kette von Aktionen in anderen Diensten.
- n8n gibt es als verwalteten Cloud-Dienst und zum Selbstbetrieb auf eigener Infrastruktur. Für den Selbstbetrieb nennt n8n eine kostenlose Community-Edition sowie kostenpflichtige Business- und Enterprise-Editionen (n8n-Dokumentation).
- make (früher Integromat) ist ein Cloud-Dienst. Abgerechnet wird laut Anbieter in Credits; die meisten Aktionen verbrauchen einen Credit (make.com Preise).
Beide Werkzeuge bieten auch Bausteine für KI-Modelle, sodass sich etwa E-Mails zusammenfassen oder Texte klassifizieren lassen.
Wann reichen Workflow-Tools wie n8n oder make?
Workflow-Tools reichen in der Regel, wenn ein Ablauf überschaubar ist, gängige Dienste mit fertigen Bausteinen verbindet und wenige Sonderfälle kennt. Typisch sind Benachrichtigungen, Datenübertragungen zwischen Cloud-Diensten und einfache Freigabeschritte.
Gute Kandidaten sind zum Beispiel:
- Neue Kontaktanfragen aus dem Website-Formular ins CRM und als Nachricht ans Team
- Rechnungen aus einem Online-Shop automatisch in einen Ordner ablegen
- Termine aus einem Buchungssystem in einen Kalender übertragen
- Täglicher Bericht aus einer Tabelle per E-Mail
Ein weiterer Pluspunkt ist die Sichtbarkeit: Der Ablauf liegt als Diagramm vor, sodass auch Kolleginnen und Kollegen ohne Programmierkenntnisse nachvollziehen können, was passiert. Bei Fehlern zeigen die Werkzeuge an, an welchem Baustein ein Durchlauf gescheitert ist. Wer den Ablauf später erweitern oder an einen Dienstleister übergeben will, sollte trotzdem festhalten, welche Zugangsdaten, Konten und Annahmen dahinterstehen.
Der Vorteil: Ein erster Ablauf entsteht schnell, Änderungen sind ohne Programmierkenntnisse möglich, und viele Schnittstellen sind bereits fertig angebunden.
Wann braucht es eine Eigenentwicklung?
Eigene Software lohnt sich eher, wenn Fachlogik komplex ist, Schnittstellen ohne fertigen Baustein angebunden werden müssen oder hohe Anforderungen an Kontrolle, Prüfbarkeit und Datenschutz bestehen. Auch bei sehr vielen Ausführungen kann sich das Kostenverhältnis verschieben.
Anzeichen dafür, dass ein Baukasten an seine Grenzen kommt:
- Viele Verzweigungen: Der Ablauf besteht aus Dutzenden Bedingungen, die im Diagramm kaum noch lesbar sind.
- Fachspezifische Systeme: Branchenprogramme ohne fertigen Baustein müssen über allgemeine HTTP-Aufrufe angesprochen werden.
- Strenge Schreibrechte: Das System darf nur bestimmte Dinge ändern, etwa nur Entwürfe anlegen oder nur in noch nicht festgeschriebene Bereiche schreiben.
- Prüfbarkeit: Jeder Schritt soll versioniert, getestet und nachvollziehbar sein.
- KI mit vielen Werkzeugen: Ein KI-Modell soll aus vielen Funktionen gezielt die richtige wählen.
Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Für eine Steuerkanzlei, für die SaracAI arbeitet, entstand eine Eigenentwicklung in Python. Sie liest Postfächer und Anhänge über Microsoft Graph, greift über ein DATEVconnect-Gateway auf DATEV-Daten zu und schreibt Buchungen nur in noch nicht festgeschriebene Stapel. Die Funktionen stehen einem KI-Modell als Werkzeuge über das Model Context Protocol (MCP) zur Verfügung. Diese Kombination aus Fachlogik, eng begrenzten Schreibrechten und vielen Einzelfunktionen war ein Grund für eigene Software.
Wie unterscheiden sich n8n, make und Eigenentwicklung?
Die drei Wege unterscheiden sich vor allem bei Betrieb, Abrechnung, Flexibilität und Abhängigkeit. Eine pauschal bessere Lösung gibt es nicht; entscheidend ist, was Ihr Ablauf braucht.
| Kriterium | n8n | make | Eigenentwicklung |
|---|---|---|---|
| Betrieb | Cloud oder selbst gehostet | Cloud-Dienst | eigener Server oder Cloud nach Wahl |
| Abrechnung | Plan des Anbieters oder eigener Serverbetrieb | Credits je Aktion | Entwicklung plus Betrieb |
| Einstieg | grafisch, schneller Start | grafisch, schneller Start | Programmierung nötig |
| Sonderlogik | über Code-Bausteine ergänzbar | über eingebaute Funktionen und Module | frei gestaltbar |
| Versionierung und Tests | je nach Plan, beim Anbieter prüfen | je nach Plan, beim Anbieter prüfen | mit üblichen Entwicklerwerkzeugen |
| Abhängigkeit | vom Werkzeug und seiner Lizenz | vom Anbieter | vom Entwickler, gemildert durch Dokumentation |
Zapier gehört in dieselbe Gruppe wie make: ein Cloud-Dienst mit vielen fertigen Anbindungen und Abrechnung nach Nutzung.
Was müssen Sie bei der n8n-Lizenz beachten?
n8n steht unter der Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung und Veränderung der Software laut Lizenztext nur „for your own internal business purposes or for non-commercial or personal use“ (Lizenztext auf GitHub).
Für ein Unternehmen, das eigene Abläufe automatisiert, ist das in der Regel unproblematisch. Genauer hinsehen sollten Sie, wenn n8n Teil eines Produkts wird, das Sie Dritten anbieten, etwa als Funktion in einer Software für Ihre Kunden. Lassen Sie solche Fälle im Zweifel prüfen. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Welche Kosten fallen bei den Varianten an?
Bei allen Varianten fallen neben dem Werkzeug selbst Einrichtung, Betrieb und Pflege an. Unterschiedlich ist vor allem, wo die laufenden Kosten entstehen: beim Anbieter, beim eigenen Server oder bei der Wartung des Codes.
Die wichtigsten Kostenbestandteile im Überblick:
- Lizenz oder Plan: Cloud-Pläne von n8n und make, bei n8n alternativ die kostenlose Community-Edition im Selbstbetrieb
- Nutzungsabhängige Kosten: Credits oder Ausführungen beim Anbieter, KI-Nutzungsgebühren je verarbeitetem Text
- Infrastruktur: Server, Datenbank und Sicherungen bei Selbstbetrieb oder Eigenentwicklung
- Einrichtung: Analyse, Aufbau, Tests mit echten Daten
- Pflege: Anpassungen, wenn angebundene Dienste ihre Schnittstellen ändern, Überwachung von Fehlern
Aktuelle Preise finden Sie direkt auf n8n.io/pricing und make.com/en/pricing. Rechnen Sie dabei mit Ihrer erwarteten Zahl an Ausführungen, nicht nur mit dem Einstiegsplan.
Wie treffen Sie die Entscheidung?
Beginnen Sie beim Ablauf, nicht beim Werkzeug: Beschreiben Sie Schritte, Systeme, Ausnahmen und Rechte, dann prüfen Sie, ob ein Baukasten das abdeckt. Ein kleiner Pilot mit echten Daten klärt die meisten offenen Fragen.
- Ablauf aufschreiben und den Ist-Aufwand messen, etwa mit unserem Rechner für wiederkehrende Aufgaben
- Prüfen, ob für alle beteiligten Systeme fertige Bausteine oder dokumentierte Schnittstellen existieren
- Festlegen, was das System selbst ändern darf und wo ein Mensch freigibt
- Datenschutz klären: Wo werden Daten verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nötig?
- Pilot bauen, Fehler zählen, dann entscheiden
Wie Sie den richtigen ersten Ablauf auswählen, lesen Sie im Ratgeber Welche Prozesse lohnen sich zu automatisieren?.
Häufige Fragen
Nutzt SaracAI n8n oder make?
Die bisherigen Automatisierungsprojekte von SaracAI, etwa die Anbindung einer Steuerkanzlei an DATEV und Microsoft 365, sind Eigenentwicklungen in Python und Node.js. Ob für einen bestimmten Ablauf ein Workflow-Tool genügt, hängt vom Einzelfall ab.
Ist n8n kostenlos?
n8n bietet eine selbst gehostete Community-Edition ohne Lizenzgebühr an. Die Nutzung unterliegt der Sustainable Use License, die den Einsatz für eigene interne Geschäftszwecke sowie für nicht-kommerzielle oder private Zwecke erlaubt. Kosten entstehen trotzdem für Server, Betrieb und Wartung. Daneben gibt es kostenpflichtige Cloud- und Business-Pläne.
Wie rechnet make ab?
Laut Preisseite von make sind Credits die Abrechnungseinheit. Die meisten Aktionen verbrauchen einen Credit, manche KI-Funktionen mehr. Der kostenlose Plan enthält eine begrenzte Zahl Credits pro Monat.
Was ist eine n8n-Agentur?
So nennen sich Dienstleister, die Abläufe in n8n einrichten und betreuen. Achten Sie bei der Auswahl darauf, wer die Instanz betreibt, wer bei Fehlern zuständig ist und ob die Abläufe dokumentiert an Sie übergeben werden.
Kann ich mit n8n oder make an DATEV anbinden?
Das hängt davon ab, welche DATEV-Schnittstelle Sie nutzen dürfen und ob es dafür einen Baustein gibt. Fehlt er, lassen sich Schnittstellen meist über allgemeine HTTP-Bausteine ansprechen; dann steigt der technische Aufwand deutlich und nähert sich einer Eigenentwicklung.
Kann man später von einem Workflow-Tool auf eigene Software umsteigen?
Ja, das ist ein üblicher Weg. Ein dokumentierter Ablauf im Workflow-Tool dient dann als Vorlage. Neu aufgebaut werden müssen die Logik, Zugangsdaten und Fehlerbehandlung.