Glossar
Was ist Workflow?
Kurz erklärt
Ein Workflow beschreibt, in welcher Reihenfolge Aufgaben, Beteiligte und Systeme zusammenarbeiten, bis ein Ergebnis vorliegt. Einzelne Schritte lassen sich automatisieren, ohne dass der Ablauf als Ganzes aus der Hand gegeben wird.
Der Begriff Workflow ist aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Er bezeichnet einen Arbeitsablauf, der sich wiederholt, etwa die Bearbeitung einer Eingangsrechnung oder einer Kundenanfrage.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten mit klaren Übergängen. Er legt fest, was zuerst geschieht, wer oder was den nächsten Schritt übernimmt und unter welchen Bedingungen der Ablauf verzweigt oder endet. Er kann vollständig manuell, teilweise oder ganz automatisiert sein. Wer einen Workflow zuerst aufschreibt, erkennt meist schnell, welche Schritte sich wiederholen und welche ein Urteil verlangen.
Woraus besteht ein Workflow?
Die Bausteine sind in den meisten Werkzeugen ähnlich.
- Auslöser, zum Beispiel eine eingehende Mail oder ein Webhook
- Schritte, etwa Daten lesen, prüfen oder ablegen
- Bedingungen, die den Weg bestimmen
- Freigaben durch Menschen an kritischen Stellen
- Ergebnis, etwa ein Datensatz, eine Benachrichtigung oder eine Buchungsvorbereitung
Was bedeutet Workflow-Automatisierung?
Dabei übernimmt Software ausgewählte Schritte selbstständig. Bei der klassischen Prozessautomatisierung ist der Ablauf fest programmiert. Mit KI können einzelne Schritte flexibler werden, etwa das Lesen unterschiedlich aufgebauter Dokumente. Wo ein Modell den Ablauf selbst steuert, spricht man von einem KI-Agenten. Abzugrenzen ist auch die RPA, die Bedienoberflächen nachahmt.
Welche Beispiele für Workflows gibt es?
Typisch sind der Posteingang, bei dem Anhänge erkannt und abgelegt werden, die Rechnungsprüfung oder die Anfragenbearbeitung. SaracAI setzt solche Abläufe im Bereich Belegverarbeitung um: Der SaracAI-Connector, ein MCP-Server für DATEV, E-Mail und OneDrive, ist bei einer Steuerkanzlei im Einsatz und unterstützt dort das Lesen von Scans und das Vorbereiten von Buchungen. Menschen geben die Ergebnisse frei. Welche Schritte sich für eine Automatisierung eignen, hängt vom konkreten Ablauf ab und sollte vorab geprüft werden.