Glossar
Was ist Prozessautomatisierung?
Kurz erklärt
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Geschäftsabläufe ganz oder teilweise von Software ausführen zu lassen. Dazu zählen regelbasierte Workflows, Schnittstellen zwischen Systemen und zunehmend auch KI, die unstrukturierte Inhalte verarbeitet.
Viele Aufgaben im Büro folgen festen Mustern: Daten übertragen, Dokumente ablegen, Mitteilungen verschicken. Prozessautomatisierung überträgt solche Muster auf Software. Der Eintrag ordnet den Begriff ein und nennt die gängigen Methoden.
Was versteht man unter Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist die Ausführung eines Geschäftsprozesses durch Software, mit möglichst wenigen manuellen Schritten. Ein Prozess besteht aus Auslöser, Schritten, Regeln und Ergebnis.
Zur Beschreibung solcher Abläufe dient häufig die Notation BPMN, ein Standard der Object Management Group, der später auch als ISO-Norm veröffentlicht wurde.
Welche Methoden der Prozessautomatisierung gibt es?
Es gibt mehrere Wege, die sich kombinieren lassen.
| Methode | Prinzip | Geeignet für |
|---|---|---|
| Workflow | Schritte mit Regeln und Freigaben | Genehmigungen, Weiterleitungen |
| API-Anbindung | Systeme tauschen Daten direkt aus | stabile Datenflüsse |
| RPA | Roboter bedient Oberflächen | Programme ohne Schnittstelle |
| KI-gestützt | Modell versteht Texte und Dokumente | unstrukturierte Eingänge |
Welche Beispiele für Prozessautomatisierung gibt es?
Typische Fälle sind das Weiterleiten eingehender Rechnungen, das Anlegen von Kundendatensätzen aus Formularen, der Abgleich von Zahlungen mit Belegen und Erinnerungen bei offenen Aufgaben. Mit KI-Agenten lassen sich auch Abläufe mit Varianten abdecken, etwa das Sortieren und Vorbereiten von Mails.
Aus der eigenen Praxis stammt der SaracAI-Connector, der Werkzeuge für DATEV, Mail und OneDrive bereitstellt und bei einer Steuerkanzlei im Einsatz ist.
Was ist vor dem Automatisieren zu klären?
Automatisieren lohnt sich erst, wenn der Ablauf verstanden und stabil ist. Ein schlechter Prozess wird durch Software nur schneller schlecht.
- Ablauf beschreiben und Ausnahmen sammeln
- Prüfen, welche Systeme Schnittstellen haben
- Datenschutz und Zuständigkeiten klären
- Klein anfangen, Ergebnisse prüfen, dann ausweiten
Mehr dazu im Ratgeber Was ist Prozessautomatisierung.