Kontoauszug-Abgleich: fehlende Belege finden

Wie finde ich zu jeder Bankbuchung den passenden Beleg?

Jede Bankzeile wird automatisch gegen gebuchte Rechnungen, offene Posten, die DATEV-Ablage und Mail-Anhänge abgeglichen. Das Ergebnis je Zeile ist „gefunden“ mit Fundstelle, „Kandidat“ zur menschlichen Prüfung oder „fehlt“. Nur „fehlt“ wird beim Mandanten angefordert.

Der Abgleich im SaracAI-Connector bekommt alle Bankzeilen eines Zeitraums in einem Durchgang und prüft für jede Zeile:

1. Gegenkonto: Ist die Bankbuchung bereits auf ein Personen- oder Sachkonto gebucht?
2. Gebuchte Rechnungen und Gutschriften: Passt Betrag, Datum und Geschäftspartner zu einem Beleg, der schon in DATEV ist?
3. Offene Posten: Gleicht die Zahlung einen offenen Posten aus?
4. DATEV-Ablage: Liegt der Beleg dort, ist aber noch nicht gebucht?
5. Mail-Anhänge: Hat der Mandant den Beleg schon einmal geschickt, an irgendein Postfach der Kanzlei?
6. Mandanten-App: Liegt ein hochgeladener Beleg noch im Eingang?

Warum stimmen Beträge oft nicht genau überein?

Weil zwischen Rechnung und Zahlung häufig Abzüge oder Zusammenfassungen liegen. Ein Abgleich, der nur exakt gleiche Beträge sucht, findet deshalb viele vorhandene Belege nicht.

Der Abgleich berücksichtigt typische Abweichungen mit Toleranzen:

Treffer, die nur über eine Toleranz passen, werden als „Kandidat“ ausgegeben. Sie werden nicht stillschweigend als gefunden gezählt.

Wann gilt ein Beleg als „fehlt“?

Ein Beleg gilt erst als fehlend, wenn alle Quellen vollständig gelesen wurden und keine einen passenden Treffer liefert. Konnte eine Quelle nicht vollständig durchsucht werden, wird das gemeldet, statt „fehlt“ zu behaupten.

Das ist wichtig für das Verhältnis zum Mandanten. Eine Anforderung für einen Beleg, den er schon geschickt hat, kostet auf beiden Seiten Zeit und Vertrauen. Mehr zum Umgang mit fehlenden Belegen im Ratgeber Fehlende Belege beim Mandanten.

Wie sieht das Ergebnis für die Kanzlei aus?

Die Kanzlei erhält je Bankzeile einen Status mit Fundstelle: wo der Beleg liegt, ob er schon gebucht ist und zu welcher Rechnung er gehört. Daraus entsteht eine kurze Liste der echten Lücken.

• Gefunden: Beleg mit Fundstelle (DATEV-Buchung, Ablage, Mail mit Datum und Postfach, App-Eingang)
• Kandidat: möglicher Treffer mit Begründung, etwa „Betrag abzüglich 2 % Skonto“
• Fehlt: kein Treffer in allen geprüften Quellen

Gefundene, aber noch nicht gebuchte Belege können direkt in die Buchungsvorbereitung übernommen werden.

Wie kommen die fehlenden Belege dann in die Kanzlei?

Für die Liste der fehlenden Belege kann ein Anschreiben an den Mandanten vorbereitet werden. Der Mandant reicht die Belege am einfachsten über die Mandanten-App nach, per Foto oder Datei.

Verschickt wird nichts automatisch. Die Kanzlei sieht den Entwurf, passt ihn an und entscheidet über den Versand.

Wann ist ein Abgleich besonders hilfreich?

Ein Abgleich lohnt sich überall dort, wo viele Bankzeilen auf einmal geprüft werden müssen: beim Monatsabschluss, vor dem Jahresabschluss und bei der Übernahme eines neuen Mandats. In diesen Situationen ist die Gefahr am größten, Belege anzufordern, die schon da sind.

Typische Anlässe:

• Monatliche Buchhaltung: Der Kontoauszug des Monats kommt, die Belege sind über Mail und App verteilt.
• Jahresabschluss: Offene Bankzeilen aus dem ganzen Jahr müssen geklärt werden.
• Mandatsübernahme: Unterlagen aus mehreren Quellen müssen erst zusammengeführt werden.
• Nachreichungen: Der Mandant schickt Belege in mehreren Etappen, und niemand weiß mehr genau, was schon da ist.

In allen Fällen gilt: Erst wird gesucht, dann gefragt. Das entlastet die Kanzlei und den Mandanten gleichermaßen.

Welche Grenzen hat der automatische Abgleich?

Der Abgleich findet nur, was in den angebundenen Quellen liegt. Belege, die ausschließlich auf Papier beim Mandanten liegen oder in einem nicht angebundenen Postfach, kann er nicht sehen.

Weitere Grenzen:

• Buchungstexte von Banken sind teils stark gekürzt; dann hilft nur der Betrag mit Datum.
• Bei sehr vielen gleich hohen Zahlungen (etwa Abos) entstehen mehrere Kandidaten.
• Ob ein Beleg steuerlich ausreicht, etwa die Pflichtangaben nach § 14 UStG, beurteilt die Kanzlei, nicht die Software.

Ist der Abgleich bereits im Einsatz?

Ja, in einer Steuerkanzlei in Hessen wird der Abgleich für Kontoauszüge aus der Mandanten-App genutzt. Zahlen dazu, wie viele Anforderungen dadurch entfallen, sind nicht erhoben; wir nennen deshalb keine.