Fehlende Belege beim Mandanten: Abgleich statt Nachfragen

Wie reduziert eine Kanzlei Rückfragen nach fehlenden Belegen?

Indem sie vor jeder Anforderung prüft, ob der Beleg nicht schon vorhanden ist. Dazu wird jede Bankzeile gegen gebuchte Rechnungen, die DATEV-Ablage, Mail-Anhänge und den Belegeingang abgeglichen. Angefordert wird nur, was in keiner dieser Quellen auftaucht.

Der Gedanke ist einfach, die Umsetzung von Hand mühsam: Bei vielen Bankzeilen und mehreren Postfächern dauert die Suche oft länger als die Anforderung selbst. Deshalb wird dieser Schritt in der Praxis gern übersprungen. Genau dort setzt Automatisierung an.

Warum gelten Belege als fehlend, obwohl sie da sind?

Weil Belege in einer Kanzlei an vielen Orten landen und nicht jeder Ort durchsucht wird. Typisch sind Anhänge in einem anderen Postfach, Sammel-PDFs mit mehreren Rechnungen, abweichende Beträge durch Skonto und Belege, die schon gebucht, aber anders bezeichnet sind.

Häufige Ursachen:

• Anderes Postfach: Der Mandant schickt an die Sachbearbeitung, die Liste entsteht aus dem Sammelpostfach.
• Sammeldatei: Mehrere Rechnungen stecken in einer PDF und werden nur als eine Datei wahrgenommen.
• Abweichender Betrag: Skonto, Rabatt oder Teilzahlung, die Bankzeile passt nicht exakt zur Rechnung.
• Sammelzahlung: Eine Überweisung begleicht mehrere Rechnungen.
• Plattformen: Zahlungsdienstleister oder Marktplätze zahlen unter eigenem Namen aus.
• Schon gebucht: Die Rechnung ist als offener Posten gebucht, nur die Zahlung wurde noch nicht zugeordnet.

Welche Quellen gehören in den Abgleich?

In den Abgleich gehören alle Orte, an denen Belege eines Mandanten liegen können. Das sind mindestens die Buchhaltung in DATEV, die Belegablage, die Kanzleipostfächer und der digitale Belegeingang. Fehlt eine Quelle, entstehen wieder unnötige Anforderungen.

Wie läuft ein automatischer Belegabgleich ab?

Der Abgleich nimmt alle offenen Bankzeilen eines Mandanten auf einmal und sucht für jede Zeile in allen Quellen. Jede Zeile bekommt ein Ergebnis: gefunden mit Fundstelle, Kandidat zur Prüfung oder fehlt. Nur die dritte Gruppe geht als Anforderung an den Mandanten.

So ist der Abgleich bei einer Steuerkanzlei gebaut, für die SaracAI arbeitet:

1. Bankzeilen übergeben: Alle Zeilen eines Kontoauszugs gehen in einem Durchgang in die Prüfung.
2. Buchhaltung prüfen: Gegenkonto der Bankbuchung, gebuchte Rechnungen und Gutschriften, mit Toleranzen für Skonto, Rabatt, Teilzahlung, Sammelzahlung und Plattformen.
3. Ablage und Postfächer prüfen: DATEV-Ablage, Mail-Anhänge von und an den Mandanten aus allen angebundenen Postfächern sowie der Belegeingang aus der Mandanten-App.
4. Ergebnis einordnen: „gefunden“ mit Fundstelle, „Kandidat“ für unsichere Treffer, „fehlt“ für Zeilen ohne Treffer.
5. Anfordern: Angefordert wird nur, was „fehlt“ heißt. Kandidaten prüft ein Mensch.

Gefundene Belege können anschließend direkt in die DATEV-Ablage übertragen werden. Wirkungszahlen zu diesem Ablauf gibt es nicht, weil sie nicht gemessen wurden. Die Leistung beschreibt die Seite Kontoauszug und Belegabgleich.

Wann darf ein Abgleich „geprüft“ melden?

Nur wenn alle Quellen vollständig gelesen wurden. Konnte ein Postfach nicht durchsucht oder ein Scan nicht gelesen werden, ist „nicht gefunden“ keine sichere Aussage. Ein guter Abgleich sagt das offen, statt den Beleg einfach als fehlend zu melden.

Das ist der wichtigste Unterschied zwischen einem hilfreichen und einem gefährlichen Abgleich. Ein Werkzeug, das Lücken in den eigenen Daten verschweigt, erzeugt falsche Sicherheit, und der Mandant bekommt wieder eine Anforderung für einen Beleg, den er längst geschickt hat. Deshalb gehört zu jedem Ergebnis die Angabe, welche Quellen geprüft wurden.

Was muss weiterhin ein Mensch entscheiden?

Ein Mensch entscheidet über unsichere Treffer, über die Formulierung der Anforderung und über alles, was steuerlich zu beurteilen ist. Der Abgleich liefert Fakten mit Fundstelle. Ob eine Zahlung zu einer Rechnung gehört, wenn Betrag und Name nur ungefähr passen, ist eine Prüfentscheidung.

Typische Kandidaten für die menschliche Prüfung:

• Betrag weicht ab, ohne dass Skonto oder Teilzahlung erkennbar ist,
• Name auf dem Kontoauszug passt nur teilweise zum Lieferanten,
• ein Beleg passt zu mehreren Zahlungen,
• Privatzahlungen über das Geschäftskonto.

Wie fordert man fehlende Belege beim Mandanten an?

Am besten gesammelt, einmal pro Abgleich und mit allen Angaben, die der Mandant zum Suchen braucht: Datum, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck. Ein Upload-Weg, etwa eine App oder ein Portal, senkt die Hürde zusätzlich. Nachfragen in kleinen Einzelmails vermeiden.

Bewährte Punkte für die Anforderung:

• Eine Liste statt vieler Mails: alle fehlenden Belege eines Zeitraums auf einmal.
• Suchhilfe mitgeben: Datum, Betrag und Gegenpartei genau wie auf dem Kontoauszug.
• Einfacher Rückweg: Upload per App oder Kamera-Scan, damit Belege direkt im Belegeingang landen. Mehr dazu unter Mandanten-App.
• Erinnerung mit Augenmaß: eine Wiedervorlage, die nur offene Punkte erneut nennt.

Was bringt das der Kanzlei?

Weniger unnötige Anforderungen und eine Liste, der Mandanten eher vertrauen. Wenn eine Anforderung kommt, ist der Beleg in der Kanzlei tatsächlich nicht zu finden. Wie groß der Effekt ist, hängt von der Zahl der Postfächer, der Belegdisziplin der Mandanten und der Zahl der Bankzeilen ab.

Wer den Nutzen beziffern will, misst vorher: Wie viele angeforderte Belege stellten sich in den letzten Monaten als schon vorhanden heraus? Diese Zahl ist die ehrlichste Grundlage für die Entscheidung. Der nächste Schritt nach dem Abgleich ist meist das Buchen selbst, siehe Belege automatisch buchen.