DATEV Automatisierungsservice Rechnungen und Bank: was er abdeckt und was manuell bleibt

Was ist der DATEV Automatisierungsservice?

Der DATEV Automatisierungsservice ist eine Gruppe von KI-gestützten Diensten im DATEV-Rechnungswesen. Sie erzeugen in der DATEV-Cloud Buchungsvorschläge, die in Kanzlei-Rechnungswesen weiterverarbeitet werden. Es gibt einen Dienst für Rechnungen und einen für Bankumsätze.

Quellen: Automatisierungsservice Rechnungen, Automatisierungsservice Bank.

Was macht der Automatisierungsservice Rechnungen?

Er erzeugt laut DATEV Buchungsvorschläge auf Basis digitaler Eingangs- und Ausgangsrechnungen und der Buchungshistorie im DATEV-Rechenzentrum. Er ermittelt den Steuerschlüssel, kann Geschäftspartnerkonten anlegen und erstellt bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen mehrere Vorschläge. Die Weiterverarbeitung läuft wie gewohnt in Kanzlei-Rechnungswesen.

Weitere Punkte aus der DATEV-Beschreibung:

• Der Service lernt mit jedem gebuchten Beleg dazu. Dafür müssen die Buchungsdaten regelmäßig an das DATEV-Rechenzentrum gesendet werden.
• Bei E-Rechnungen werden die strukturierten Daten statt OCR-erkannter Daten genutzt.
• Ist ein vor- oder nachgelagertes System bereits über einen DATEV-Datenservice angebunden, ist der Service laut DATEV in vielen Fällen nicht erforderlich.

Was macht der Automatisierungsservice Bank?

Er erzeugt in der DATEV-Cloud Buchungsvorschläge aus elektronischen Kontoumsätzen, die über den DATEV Bankdatenservice abgeholt wurden. Ziel sind vor allem wiederkehrende Buchungen auf Sachkonten. Informationen aus dem Verwendungszweck kann der Dienst nutzen, um Buchungen aufzuteilen, etwa eine Darlehensrate in Zinsen und Tilgung.

Laut DATEV lernt die KI, sobald ein Vorschlag bestätigt oder geändert wird, Lerndateien müssen nicht mehr gepflegt werden. Vorschläge der KI sind in der Belegübersicht mit einem Robotersymbol markiert. Der DATEV Bankdatenservice holt die Kontoumsätze bei der Bank ab und archiviert sie in der DATEV-Cloud. Er ist im Shop mit 1,37 Euro pro Monat und Bankverbindung gelistet.

Welche Voraussetzungen gelten?

Beide Dienste setzen DATEV Unternehmen online, eine Buchführung mit offenen Posten und die Archivierung der Daten im DATEV-Rechenzentrum voraus. Für Rechnungen kommen der Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 und die Standard-Bearbeitungsform hinzu, für Bank der DATEV Bankdatenservice.

Laut einer DATEV-Kundeninformation zum Bank-Service (datev aktuell 03/2024) müssen Kontoumsätze nach der Aktivierung einmalig über „Mandant ergänzen“ geholt werden, außer bei Umsätzen im CAMT-Format.

Was bleibt beim Automatisierungsservice manuell?

Manuell bleiben die Prüfung der Vorschläge, die Bearbeitung unsicherer und unvollständiger Belege und alles, was vor dem Buchen passiert. DATEV empfiehlt ausdrücklich, die Buchführung auch bei sicheren Vorschlägen wie gewohnt zu prüfen. Fehlt ein Beleg, kann der Dienst ihn nicht herbeischaffen.

Konkret bleiben in der Kanzlei:

• Prüfung: Auch automatisch gebuchte sichere Belege gehören zur Verantwortung der Kanzlei. Das Kontieren ist nach § 2 StBerG Hilfeleistung in Steuersachen.
• Gelbe und rote Fälle: Unsichere oder unvollständige Vorschläge müssen geprüft oder vervollständigt werden.
• Belegbeschaffung: Der Dienst arbeitet mit dem, was in DATEV Unternehmen online liegt. Belege in Mail-Postfächern oder Ordnern beim Mandanten sieht er nicht.
• Mandantenkommunikation: Rückfragen zu unklaren Zahlungen und die Anforderung fehlender Belege.
• Sonderfälle: Mandanten außerhalb der Voraussetzungen, etwa ohne OPOS-Buchführung oder mit anderem Kontenrahmen beim Rechnungs-Service.

Wie zuverlässig sind die Vorschläge?

DATEV selbst nennt auf den Produktseiten keine Trefferquote. Die Kennzeichnung als sicher, unsicher oder unvollständig zeigt, wie der Dienst seine eigene Einschätzung einordnet. Wie gut das im Alltag passt, hängt nach Erfahrungsberichten stark vom Mandanten und dessen Buchungshistorie ab.

In der DATEV-Community diskutieren Anwender die Praxis des Bank-Services. Solche Beiträge sind Einzelerfahrungen und keine Messung. Wer verlässliche Zahlen für die eigene Kanzlei möchte, sollte einige Mandanten über mehrere Monate vergleichen: Anteil sicherer Vorschläge, Korrekturen und Zeit für die Nacharbeit.

Wo kann eigene Automatisierung den Service ergänzen?

Eigene Automatisierung setzt meist vor dem Buchen an: bei der Belegbeschaffung, beim Zusammenführen von Belegen aus Mails und Apps und beim Abgleich, welche Bankzahlungen noch ohne Beleg sind. Der DATEV-Dienst und eine solche Vorstufe schließen sich nicht aus.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einer Steuerkanzlei, für die SaracAI arbeitet, gleicht ein eigener Connector Bankzeilen gegen Mail-Anhänge, die DATEV-Ablage und den Belegeingang aus der Mandanten-App ab. Belege, die er findet, legt er in die DATEV-Ablage. Erst was dort nicht gefunden wird, fragt die Kanzlei beim Mandanten an. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt der Ratgeber Fehlende Belege beim Mandanten.

Entscheidungshilfe

• Mandant erfüllt die Voraussetzungen und liefert Belege vollständig digital: Der DATEV-Service ist der naheliegende erste Schritt.
• Belege kommen verstreut per Mail, Foto oder Papier: Das Hauptproblem liegt vor DATEV. Hier hilft eine Vorstufe, die Belege sammelt und zuordnet.
• Vorgelagertes System ist schon per Datenservice angebunden: DATEV hält den Rechnungs-Service dann oft für nicht nötig.

Mehr zum Thema Grenzen der Vollautomatik steht im Ratgeber Belege automatisch buchen.