KI-Kompetenzpflicht in der Steuerkanzlei: was Art. 4 der KI-Verordnung verlangt

Müssen Kanzleien ihre Mitarbeiter in KI schulen?

Ja, in dem Sinn, dass Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz verlangt, sobald eine Kanzlei KI-Systeme beruflich einsetzt. Eine bestimmte Schulungsform, Stundenzahl oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen zum tatsächlichen Einsatz passen.

Die Pflicht trifft „Betreiber“. Das ist nach Art. 3 Nr. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 jede natürliche oder juristische Person, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer bei rein persönlicher, nicht beruflicher Nutzung. Eine Kanzlei, die einen KI-Chat, eine KI-Funktion in der Buchhaltungssoftware oder eine eigene Automatisierung nutzt, ist damit in aller Regel Betreiberin.

Was steht in Art. 4 der KI-Verordnung?

Art. 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Zu berücksichtigen sind Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, der Einsatzkontext und die betroffenen Personen.

Seit der Neufassung besteht Art. 4 aus drei Absätzen (konsolidierte Fassung bei buzer.de):

• Abs. 1: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Die Pflicht verlangt ausdrücklich nicht, ein bestimmtes Kompetenzniveau einer Person zu garantieren.
• Abs. 2: Kommission und Mitgliedstaaten unterstützen diese Bemühungen, besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen, unter anderem mit Praxisbeispielen.
• Abs. 3: Das KI-Gremium kann Empfehlungen annehmen und gemeinsame Ziele festlegen.

Was hat der Digital-Omnibus 2026 an Art. 4 geändert?

Die Pflicht wurde abgeschwächt, aber nicht gestrichen. Vorher mussten Anbieter und Betreiber nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Jetzt müssen sie Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz fördern, ohne ein bestimmtes Niveau garantieren zu müssen.

Zur Änderungsverordnung: Die Verordnung (EU) 2026/1744 („Digital-Omnibus zur KI“) ist auf den 8. Juli 2026 datiert und wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht. Die geänderte Fassung von Art. 4 gilt laut buzer.de seit 27. Juli 2026, die EU-Kommission spricht von einem Inkrafttreten Mitte Juli 2026. Für die Praxis ändert der genaue Tag nichts: Die neue Fassung gilt.

Ab wann wird Art. 4 kontrolliert und was droht?

Laut Fragen und Antworten der EU-Kommission (Stand 20.10.2026) überwachen nationale Marktüberwachungsbehörden die Pflicht seit 2. August 2026. Sanktionen richten sich nach nationalem Recht. Ein ausdrückliches Bußgeld für Art. 4 haben wir weder in der KI-Verordnung noch im deutschen Durchführungsgesetz gefunden.

Einordnung der Quellen:

• Deutschland: Das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) macht die Bundesnetzagentur grundsätzlich zur zuständigen Marktüberwachungsbehörde. Seine Bußgeldvorschriften in § 15 nennen Art. 4 nach unserer Durchsicht nicht.
• EU-Kommission: Durchsetzung wird nach ihren Angaben wahrscheinlicher, wenn ein Vorfall zeigt, dass Schulung oder Anleitung gefehlt hat.
• Haftung: Unabhängig vom Bußgeld kann fehlende Unterweisung bei Fehlern eine Rolle spielen, etwa bei der Frage, ob eine Kanzlei ihre Mitarbeiter ausreichend angeleitet hat.

Was bedeutet KI-Kompetenz konkret für eine Kanzlei?

KI-Kompetenz heißt hier: Mitarbeiter wissen, welche KI-Werkzeuge sie nutzen dürfen, wofür, mit welchen Daten und wo die Grenzen liegen. In einer Kanzlei kommen zwei Besonderheiten dazu: die berufliche Verschwiegenheit und der Vorbehalt der Steuerberatung.

Inhalte, die in einer Kanzlei meist dazugehören:

• Freigegebene Werkzeuge: Welche KI-Dienste sind erlaubt, welche nicht, und warum?
• Mandantendaten: Was darf in welches Werkzeug eingegeben werden? Grundlage sind § 57 StBerG und für Dienstleister § 62a StBerG.
• Fehlerbilder: Halluzinationen, veraltetes Wissen, erfundene Fundstellen in Rechtsauskünften.
• Prüfpflicht: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Kontieren und steuerliche Beurteilung bleiben nach § 2 StBerG bei der Kanzlei.
• Kennzeichnung und Transparenz: Wann muss gegenüber Mandanten offengelegt werden, dass Inhalte KI-gestützt entstanden sind? Mehr dazu im Ratgeber zur KI-Kennzeichnungspflicht.

Wie setzt eine Kanzlei die Pflicht pragmatisch um?

Mit einer Bestandsaufnahme, einer kurzen internen Richtlinie, einer Unterweisung passend zu den Rollen und einer einfachen Dokumentation. Das ist für die meisten Kanzleien ohne großen Aufwand machbar. Wichtig ist, dass die Maßnahmen regelmäßig zum aktuellen Werkzeugstand passen.

1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme sind im Einsatz, auch eingebaute Funktionen in Fachsoftware und private Konten, die beruflich genutzt werden?
2. Richtlinie: Eine Seite reicht oft: erlaubte Werkzeuge, verbotene Eingaben, Prüfpflicht, Ansprechpartner.
3. Rollen unterscheiden: Sachbearbeitung, Berufsträger, Sekretariat und Auszubildende nutzen KI unterschiedlich und brauchen unterschiedliche Inhalte.
4. Unterweisen: intern oder extern, als Schulung, Lernvideo oder Arbeitsanweisung mit Beispielen aus dem Kanzleialltag.
5. Dokumentieren: Wer wurde wann worin unterwiesen? Ein Zertifikat ist laut EU-Kommission nicht nötig, interne Aufzeichnungen genügen als Nachweis der Maßnahmen.
6. Wiederholen: Bei neuen Werkzeugen oder geänderten Abläufen die Unterweisung anpassen.

Eine Selbsteinschätzung bietet die AI-Act-Checkliste.

Was ist mit Hochrisiko-KI in der Kanzlei?

Für Hochrisiko-KI-Systeme gelten zusätzliche Pflichten, etwa zur menschlichen Aufsicht durch geschulte Personen. Typische Kanzleiwerkzeuge wie Textassistenten oder Buchungsvorschläge fallen nach dem Wortlaut der Verordnung in der Regel nicht in diese Gruppe. Ob ein System als hochriskant gilt, hängt von Anhang III der Verordnung ab.

Relevant kann das werden, wenn eine Kanzlei KI etwa bei Personalentscheidungen im eigenen Haus einsetzt, denn Beschäftigung ist einer der in Anhang III genannten Bereiche. Einen Überblick über Risikoklassen und Fristen gibt der Ratgeber EU AI Act im Überblick. Die allgemeine Fassung dieses Themas für alle Unternehmen steht unter KI-Kompetenz nach Artikel 4.

SaracAI bietet selbst keine Schulungen an. Wer KI-Automatisierungen in der Kanzlei einsetzt, etwa für Belege und Buchungsvorbereitung, sollte die Mitarbeiter trotzdem in die jeweiligen Werkzeuge einweisen: was sie tun, was sie nicht tun und wo geprüft werden muss.