KI in der Steuerkanzlei: wofür sie taugt und wo die Grenze liegt

Wofür können Steuerkanzleien KI heute einsetzen?

Am besten funktioniert KI dort, wo viel gelesen, sortiert und verglichen wird: im Posteingang, bei eingehenden Belegen und beim Abgleich von Bankumsätzen mit Rechnungen. Die KI bereitet vor, die Kanzlei entscheidet. Je klarer sich ein Ergebnis prüfen lässt, desto eher lohnt sich der Einsatz.

Typische Einsatzfelder

• Posteingang: Mails und Anhänge dem richtigen Mandanten zuordnen, Fristen und Anfragen erkennen, Antwortentwürfe vorbereiten.
• Belegeingang: Rechnungen, Quittungen und Scans lesen, Rechnungsdatum, Betrag und Lieferant herausziehen.
• Buchungsvorbereitung: Kontovorschläge aus der bisherigen Buchungshistorie eines Mandanten ableiten.
• Abgleiche: Bankzeilen gegen gebuchte Rechnungen, Belegablage und Mail-Anhänge prüfen, bevor beim Mandanten nachgefragt wird. Mehr dazu im Ratgeber Fehlende Belege beim Mandanten.
• Recherche und Entwürfe: Zusammenfassungen von Schreiben, erste Gliederungen für Mandantenbriefe, die ein Berufsträger anschließend prüft.

Wo liegt die Grenze zwischen Software und Steuerberatung?

Die Grenze zieht das Steuerberatungsgesetz: Hilfeleistung in Steuersachen darf geschäftsmäßig nur von befugten Personen ausgeübt werden. Eine KI ist keine solche Person. Sie kann einem Berufsträger zuarbeiten, die Beurteilung des Einzelfalls aber nicht übernehmen.

§ 2 StBerG definiert Hilfeleistung in Steuersachen als jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Mechanische Arbeitsgänge bei der Buchführung sind ausgenommen, ausdrücklich nicht aber das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Für die Praxis heißt das: Ein Kontovorschlag einer KI ist Vorarbeit. Ob er übernommen wird, entscheidet die Kanzlei unter ihrer Verantwortung.

Daraus folgt auch, was ein Softwareanbieter versprechen darf und was nicht. Ein IT-Dienstleister kann Werkzeuge bauen, die Belege lesen und Vorschläge erzeugen. Er darf keine Steuerberatung anbieten und keine Ergebnisse als steuerlich geprüft ausgeben.

Welche Kanzleiaufgaben eignen sich für KI und welche nicht?

Gut geeignet sind Aufgaben mit vielen gleichartigen Fällen und einem überprüfbaren Ergebnis. Ungeeignet sind Entscheidungen, bei denen eine falsche Antwort teuer wird und niemand sie sofort bemerkt, etwa eine steuerliche Gestaltungsfrage ohne fachliche Kontrolle.

Was ist bei Verschwiegenheit und Datenschutz zu beachten?

Mandantendaten unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit nach § 57 StBerG und dem Schutz nach § 203 StGB. Eine Kanzlei darf Dienstleistern nur dann Zugang zu solchen Daten geben, wenn die Voraussetzungen von § 62a StBerG erfüllt sind. Hinzu kommt die DSGVO mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 62a StBerG verlangt unter anderem:

• sorgfältige Auswahl des Dienstleisters,
• einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet,
• die Regel, dass sich der Dienstleister nur so weit Kenntnis verschafft, wie es für den Auftrag nötig ist,
• eine Festlegung, ob weitere Personen eingesetzt werden dürfen.

Für KI-Dienste heißt das konkret: Vor dem Einsatz klären, wo die Daten verarbeitet werden, ob der Anbieter Eingaben zum Training nutzt, wer Zugriff hat und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind. Grundlagen zur DSGVO stehen im Ratgeber KI und Datenschutz.

Wie zuverlässig sind KI-Ergebnisse in der Buchhaltung?

Sprachmodelle können Belege lesen und plausible Vorschläge machen, sie können sich aber auch irren und dabei sehr sicher klingen. Dieses Verhalten heißt Halluzination. Deshalb braucht jeder KI-Schritt in der Buchhaltung eine Stelle, an der ein Mensch prüft, bevor etwas endgültig wird.

Hilfreich sind technische Leitplanken:

• Vorschlag statt Entscheidung: Die KI liefert Kontovorschläge, keine fertigen Buchungen.
• Kennzeichnung der Sicherheit: DATEV markiert zum Beispiel Vorschläge seiner Automatisierungsservices als sicher, unsicher oder unvollständig und empfiehlt, die Buchführung auch bei sicheren Vorschlägen wie gewohnt zu prüfen (DATEV Automatisierungsservice Rechnungen).
• Fundstelle mitliefern: Ein Abgleich sollte sagen, wo ein Beleg gefunden wurde, damit der Treffer nachprüfbar ist.
• Nicht festschreiben: Buchungen landen in noch offenen Stapeln, die erst nach Prüfung festgeschrieben werden.

Wie sieht KI-Einsatz in einer Kanzlei konkret aus?

Bei einer Steuerkanzlei, für die SaracAI arbeitet, ist seit 2026 ein eigener Connector im Einsatz. Er liest Mails und Anhänge, die Mandantenakte und DATEV-Daten und bereitet daraus Arbeitsschritte vor. Gebucht wird nur in Stapel, die noch nicht festgeschrieben sind.

Der Connector ist ein Server nach dem Model Context Protocol (MCP) mit rund 35 Werkzeugen. Belegt sind unter anderem diese Funktionen:

• DATEV-Daten lesen (Summen- und Saldenliste, Kontobuchungen, offene Posten, Sachkonten) über ein DATEVconnect-Gateway,
• Mails und Anhänge über Microsoft Graph lesen, auch gescannte PDFs,
• Kontovorschläge aus der Buchungshistorie des Mandanten ableiten,
• Bankzeilen gegen Mail-Anhänge, DATEV-Ablage und Belegeingang abgleichen,
• Belege in die DATEV-Ablage übertragen.

Dazu kommen eine Mandanten-App zum Hochladen und Scannen von Belegen und ein Kanzlei-Dashboard. Zahlen zur Zeitersparnis gibt es nicht, weil sie nicht gemessen wurden. Mehr zur Leistung steht unter DATEV-Automatisierung.

Wie fängt eine Kanzlei mit KI an?

Sinnvoll ist ein kleiner, gut prüfbarer Anfang: ein Prozess, ein Team, klare Regeln für Daten und Freigaben. Erst wenn der Ablauf im Alltag trägt, kommt der nächste Prozess dazu. So bleibt die Kontrolle bei der Kanzlei.

1. Prozess auswählen: Wo kostet wiederkehrende Lese- oder Sortierarbeit am meisten Zeit? Häufig sind das Posteingang und Belegnachforderungen.
2. Daten und Verträge klären: Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG, Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherort der Daten.
3. Freigabepunkte festlegen: Was darf die KI selbst tun (lesen, vorschlagen), was nur nach Freigabe (buchen, versenden)?
4. Mitarbeiter einbinden: Wer mit KI arbeitet, muss ihre Grenzen kennen. Das verlangt auch Art. 4 der KI-Verordnung, siehe KI-Kompetenzpflicht in der Kanzlei.
5. Ergebnisse stichprobenartig prüfen: Gerade in den ersten Wochen zeigen Stichproben, wo Vorschläge danebenliegen.

Was bleibt in der Kanzlei unverändert?

Die fachliche Verantwortung, die Kommunikation mit dem Mandanten in heiklen Fragen und jede endgültige Freigabe. KI verschiebt Arbeit vom Abtippen und Suchen hin zum Prüfen. Wie viel Zeit das im Einzelfall spart, hängt von Prozess, Datenlage und Mandantenstruktur ab.

Wer KI einführt, sollte deshalb nicht mit einem Versprechen beginnen, sondern mit einer Messung: Wie lange dauert ein Ablauf heute, wie viele Rückfragen entstehen, wie oft muss nachgebessert werden? Erst mit diesen Werten lässt sich später ehrlich sagen, ob sich der Einsatz gelohnt hat.