KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 AI Act

Müssen Unternehmen Mitarbeiter in KI schulen?

Ja, im Grundsatz schon: Wer KI beruflich einsetzt, muss nach Artikel 4 AI Act Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten ergreifen. Eine Schulung ist dafür der naheliegende Weg, das Gesetz schreibt aber weder Form, Dauer noch Zertifikat vor.

Betroffen sind Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Dazu zählt schon die Kanzlei, deren Team ChatGPT für Mailentwürfe verwendet, oder der Handwerksbetrieb, der Angebote mit einem KI-Assistenten formuliert. Nur die rein private Nutzung fällt nicht darunter.

Was verlangt Artikel 4 nach dem Digital Omnibus genau?

Seit dem 27. Juli 2026 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau für einzelne Personen müssen sie ausdrücklich nicht garantieren.

### Die alte und die neue Fassung im Vergleich Die ursprüngliche Fassung der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangte, „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass Personal und beauftragte Personen „über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen“. Die durch die Verordnung (EU) 2026/1744 eingeführte Neufassung lautet sinngemäß:

Die Pflicht ist also weicher formuliert, aber nicht abgeschafft. Ein Unternehmen, das gar nichts unternimmt, erfüllt sie weiterhin nicht. Die Fragen und Antworten der EU-Kommission zur KI-Kompetenz bestätigen das: KI-Kompetenz bleibt eine Pflicht für Anbieter und Betreiber.

### Wer zählt zum Personal? Gemeint sind die eigenen Beschäftigten und andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Dazu können Freelancer, Leiharbeitskräfte oder Dienstleister gehören, die im Namen des Unternehmens mit dessen KI-Werkzeugen arbeiten.

Was gehört zu ausreichender KI-Kompetenz?

KI-Kompetenz bedeutet, KI-Werkzeuge sachkundig einzusetzen und ihre Chancen und Risiken zu kennen. Welche Inhalte nötig sind, hängt vom Werkzeug, vom Einsatzzweck und vom Vorwissen der Beschäftigten ab.

Für die meisten Büro- und Kanzleianwendungen haben sich diese Inhalte bewährt:

• Grundverständnis: Wie ein Sprachmodell Antworten erzeugt und warum es überzeugend klingende Fehler machen kann
• Grenzen erkennen: erfundene Fakten, veraltetes Wissen, fehlende Quellen, Verzerrungen
• Datenschutz und Vertraulichkeit: welche Daten in welches Werkzeug dürfen, besonders bei Mandanten- und Kundendaten
• Prüfpflicht: Ausgaben vor der Weitergabe kontrollieren, vor allem Zahlen, Fristen und rechtliche Aussagen
• Kennzeichnung: wann KI-Bilder, Videos oder Texte gekennzeichnet werden müssen
• Interne Regeln: freigegebene Werkzeuge, Ansprechpartner, Umgang mit Fehlern

Wer KI in sensiblen Bereichen einsetzt, etwa in der Personalauswahl, braucht deutlich mehr. Für Hochrisiko-Systeme schreibt der AI Act zusätzlich eigene Anforderungen an die menschliche Aufsicht vor; diese Pflicht zur Schulung der aufsichtführenden Personen bleibt laut Kommission unverändert bestehen.

Muss die Schulung dokumentiert und zertifiziert werden?

Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, eine Dokumentation wird aber empfohlen. Die Kommission schreibt ausdrücklich, dass kein Zertifikat nötig ist; Unternehmen können ihre Maßnahmen intern festhalten.

Die Bundesnetzagentur zur KI-Kompetenz nennt ausdrücklich, was nicht verlangt wird: keine Zertifizierung, keine standardisierte oder formale Schulung und kein KI-Beauftragter. Interne und externe Formate sind gleichermaßen zulässig. Sie empfiehlt aber, die Maßnahmen zu dokumentieren, um die Einhaltung belegen zu können.

Eine schlanke Dokumentation enthält:

1. Datum, Thema und Teilnehmende jeder Einweisung
2. die eingesetzten KI-Werkzeuge und ihren Zweck
3. die schriftlichen Nutzungsregeln (KI-Richtlinie) mit Stand
4. Nachschulungen bei neuen Werkzeugen oder geänderten Abläufen

Was sollte eine interne KI-Richtlinie regeln?

Eine KI-Richtlinie hält schriftlich fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wer Ausgaben prüft. Sie ist kein Pflichtdokument des AI Act, aber der einfachste Beleg dafür, dass ein Unternehmen Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergriffen hat.

Bewährt haben sich diese Punkte:

• Freigegebene Werkzeuge: Liste der erlaubten KI-Dienste, möglichst mit Geschäftskonto statt privatem Zugang
• Datenregeln: keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in Werkzeuge ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO
• Prüfregel: Wer prüft Ausgaben, bevor sie an Kunden, Mandanten oder Behörden gehen?
• Kennzeichnung: Wann KI-Bilder, KI-Videos oder Chatbots einen Hinweis brauchen
• Ansprechpartner: Wer beantwortet Fragen und nimmt Fehler oder Vorfälle auf?
• Aktualisierung: Wann wird die Richtlinie überprüft, etwa bei neuen Werkzeugen?

### Was gilt für Berufe mit Verschwiegenheitspflicht? Für Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte und andere Berufsgeheimnisträger reicht der AI Act allein nicht aus. Neben Artikel 4 und der DSGVO gelten die berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten und die Strafvorschrift zur Verletzung von Privatgeheimnissen in § 203 StGB. Die Einweisung sollte deshalb ausdrücklich klären, welche Mandanten- oder Patientendaten in welches Werkzeug dürfen. Eine Vertiefung für Kanzleien finden Sie über die Branchenseite Steuerkanzleien.

Ab wann gilt die Pflicht und wer kontrolliert sie?

Die KI-Kompetenzpflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, die Neufassung seit dem 27. Juli 2026. Die Aufsicht liegt bei den nationalen Marktüberwachungsbehörden, in Deutschland zentral bei der Bundesnetzagentur.

Nach Angaben der Kommission gelten die Regeln zur Aufsicht und Durchsetzung seit dem 2. August 2026. In Deutschland ist mit dem KI-Marktüberwachungsgesetz seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur zuständig. Für Artikel 4 nennt Artikel 99 AI Act keinen eigenen Bußgeldrahmen; Sanktionen und andere Maßnahmen richten sich nach nationalem Recht. Die Kommission weist darauf hin, dass eine Sanktion eher in Betracht kommt, wenn ein Vorfall auf fehlende Schulung zurückgeht. Die Bundesnetzagentur ergänzt, dass fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden kann, vor allem wenn ein Schaden entsteht.

Wie setzt ein kleines Unternehmen Artikel 4 praktisch um?

Für die meisten kleinen Betriebe reicht ein überschaubares Paket: eine Liste der genutzten KI-Werkzeuge, eine kurze schriftliche Nutzungsregel und eine Einweisung pro Werkzeug, die dokumentiert wird. Wichtig ist, dass Umfang und Inhalt zum tatsächlichen Einsatz passen. Eine einstündige Einweisung mit Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag bringt meist mehr als ein allgemeiner Onlinekurs ohne Bezug zu den Werkzeugen, die das Team wirklich nutzt.

Hinweise auf kostenlose Lernangebote gibt die Bundesnetzagentur auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz. Ob eine externe Schulung gefördert werden kann, hängt vom Bundesland und Programm ab; dazu mehr im Überblick zur Förderung für Digitalisierung und KI.

Wie Kompetenz und Kennzeichnung zusammenhängen, erklärt der Ratgeber zur KI-Kennzeichnungspflicht. Den Gesamtrahmen mit allen Fristen zeigt der Überblick zum EU AI Act.