Glossar
Was ist Offene Posten (OPOS)?
Kurz erklärt
Offene Posten sind Rechnungen, die gebucht, aber noch nicht vollständig bezahlt sind. Auf der Kundenseite sind es offene Forderungen, auf der Lieferantenseite offene Verbindlichkeiten.
Jede gebuchte Rechnung führt zu einer Forderung oder Verbindlichkeit, bis das Geld geflossen ist. Die Liste dieser Posten heißt Offene Posten, kurz OPOS oder OP.
Was sind Offene Posten?
Ein Offener Posten ist ein Geschäftsvorfall, der noch nicht ausgeglichen ist. Er entsteht, wenn eine Ausgangs- oder Eingangsrechnung gebucht wird, und verschwindet, sobald eine Zahlung zugeordnet wird. Die Pflicht zu einer nachvollziehbaren Buchführung ergibt sich aus § 238 und § 239 HGB.
Wofür braucht man die Offene-Posten-Liste?
Sie zeigt, welche Kunden noch zahlen müssen und welche Lieferanten noch zu bezahlen sind. Daraus ergeben sich Mahnungen, Zahlungsplanung und die Kontrolle, ob Zahlungen richtig zugeordnet wurden. Auch bei der Prüfung von Salden, etwa in der Summen- und Saldenliste, hilft sie, Abweichungen zu erklären.
Wie funktioniert der Ausgleich eines Postens?
Der Ausgleich entsteht, wenn eine Zahlung der Rechnung zugeordnet wird. Das geschieht meist über den Kontoauszug und das Personenkonto des Kunden oder Lieferanten.
- Rechnung wird gebucht, der Posten ist offen
- Zahlung geht auf dem Konto ein
- Zahlung wird der Rechnung zugeordnet
- Der Posten gilt als ausgeglichen
Teilzahlungen, Skonto und Sammelzahlungen machen die Zuordnung aufwendiger. Dann bleibt ein Restbetrag offen.
Wie lassen sich Offene Posten in DATEV auslesen?
Das DATEV Entwicklerportal beschreibt Schnittstellen, über die Buchungsdaten abrufbar sind. Der SaracAI-Connector (MCP-Server für DATEV über das Klardaten-Gateway, E-Mail und OneDrive) liest Offene Posten aus, bucht in unfestgeschriebene Stapel und legt Belege im DATEV-DMS ab. Er ist bei einer Steuerkanzlei im Einsatz. SaracAI tritt dabei nicht als DATEV-Partner auf.
Dieser Eintrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Eine saubere Pflege der Offenen Posten verhindert Doppelzahlungen und vergessene Forderungen. Besonders wichtig ist die richtige Zuordnung beim Zahlungseingang, weil falsch zugeordnete Zahlungen später zu unklaren Salden führen. Wer die Liste regelmäßig prüft, erkennt überfällige Rechnungen früher und kann rechtzeitig mahnen oder nachfragen. Die Entscheidung über Mahnungen trifft dabei immer ein Mensch.