Glossar
Was ist Belegbild / DMS?
Kurz erklärt
Ein Belegbild ist die digitale Abbildung eines Geschäftsbelegs, etwa einer Rechnung, die mit der zugehörigen Buchung verknüpft wird. Im DATEV-Umfeld liegt es in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), sodass sich zu einer Buchung der Beleg aufrufen lässt.
Wer bucht, braucht den Beleg dazu. In der digitalen Buchführung ist das ein Bild oder eine Datei, die mit dem Buchungssatz verbunden bleibt. Dieser Eintrag erklärt, was damit gemeint ist und welche Pflichten dahinterstehen.
Was ist ein Belegbild?
Ein Belegbild ist die digitale Kopie eines Belegs, zum Beispiel ein eingescanntes oder als PDF empfangenes Dokument. Es dient als Nachweis zur Buchung. Damit der Beleg später gefunden wird, wird er mit dem Buchungsstapel und der einzelnen Buchung verknüpft.
Was bedeutet DMS im DATEV-Umfeld?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es speichert Dokumente geordnet und hält die Verbindung zwischen einem Dokument und dem Vorgang, zu dem es gehört. Wie DATEV Programmschnittstellen für Dokumente und Buchungsdaten bereitstellt, beschreibt das Entwicklerportal von DATEV. Eine Übersicht zum Thema bietet der Eintrag zur DATEV-Schnittstelle.
Warum muss ein Beleg zur Buchung vorliegen?
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachvollziehen kann (§ 238 HGB). Buchungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 239 HGB). Buchungsbelege gehören zu den Unterlagen, die aufzubewahren sind (§ 257 HGB, § 147 AO). Das Belegbild macht diesen Zusammenhang prüfbar.
Wie lassen sich Belegbilder automatisiert ablegen?
Per Texterkennung (OCR) lässt sich der Inhalt eines Scans auslesen, etwa Rechnungsdatum, Betrag und Lieferant. Eine Software kann den Beleg danach im DMS ablegen und mit einer Buchung verknüpfen. Vorgeschlagene Werte sollten Fachleute prüfen, bevor sie verbucht werden.
Der SaracAI-Connector (MCP-Server für DATEV über das Klardaten-Gateway, E-Mail und OneDrive) legt Belege im DATEV-DMS ab, liest Offene Posten und bucht in unfestgeschriebene Stapel. Er ist bei einer Steuerkanzlei im Einsatz. SaracAI tritt dabei nicht als DATEV-Partner auf.
Dieser Eintrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Für die Praxis ist die Lesbarkeit wichtig. Ein Belegbild sollte vollständig und gut erkennbar sein, damit Beträge, Datum und Aussteller später eindeutig zu lesen sind. Außerdem hilft ein einheitlicher Ablageweg, damit Belege nicht in Mailpostfächern, auf Laufwerken und in Papierordnern verstreut bleiben. Wer Belege von Mandanten oder Kunden erhält, gewinnt Zeit, wenn die Ablage immer nach demselben Muster erfolgt.