Belege automatisch vorbereiten und buchen

Wie kommen Belege automatisch in die DATEV-Buchung?

Belege werden aus Mandanten-App, Kanzlei-Postfächern und Scans eingesammelt, gelesen und als Buchungsvorschlag in einen offenen DATEV-Stapel geschrieben. Der Beleg selbst wird in die DATEV-Ablage gelegt und mit der Buchung verknüpft. Die Kanzlei prüft den Stapel und schreibt fest.

Der Ablauf im SaracAI-Connector:

1. Einsammeln: Offene Belege aus der Mandanten-App und Anhänge aus den Postfächern der Kanzlei werden gemeinsam abgerufen.
2. Lesen: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Lieferant oder Kunde. Gescannte Belege werden als Bild gelesen.
3. Steckbrief je Position: Gibt es das Personenkonto schon? Ist der Beleg schon gebucht? Gibt es einen offenen Posten dazu?
4. Kontovorschlag: aus der Buchungshistorie des Mandanten.
5. Schreiben: Buchungszeilen in einen Stapel je Monat und Bereich, nicht festgeschrieben.
6. Ablegen: Der Beleg kommt in die DATEV-Ablage und wird als Beleglink an die Buchung gehängt, sofern die Kanzlei die Dokumentenablage nutzt.

Was bedeutet „nicht festgeschriebener Stapel“?

Ein nicht festgeschriebener Stapel ist ein Buchungsstapel in DATEV Rechnungswesen, der noch geändert und gelöscht werden kann. Erst mit der Festschreibung werden die Buchungen unveränderbar.

Das ist für eine Automatisierung entscheidend. Nach den GoBD und § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein Fehler in einem festgeschriebenen Stapel lässt sich nur noch per Gegenbuchung korrigieren. Deshalb schreibt der Connector immer offen, und die Kanzlei entscheidet über die Festschreibung.

Wie werden die Stapel aufgeteilt?

Jeder Stapel umfasst einen Monat und einen Bereich. Der Name wird vom Server gebildet, nicht frei vergeben, damit die Struktur bei allen Mandanten gleich bleibt.

So sieht die Kanzlei auf einen Blick, was aus der Automatisierung stammt und für welchen Zeitraum es gilt.

Woher weiß das System, welches Konto passt?

Der Vorschlag kommt aus der Historie: Wie hat die Kanzlei Belege dieses Lieferanten oder Kunden bisher gebucht? Fehlt eine Historie, wird das offen ausgewiesen statt geraten.

Zusätzlich gelten feste Buchungsregeln, die die Kanzlei einmal festlegt und die bei allen Mandanten gleich angewendet werden. Neue Personenkonten für Kreditoren und Debitoren können angelegt werden, wenn es noch keines gibt. Die eigentliche Kontierungsentscheidung bleibt fachliche Arbeit der Kanzlei.

Was passiert mit Belegen, die nicht eindeutig sind?

Unklare Belege werden nicht behandelt, als wären sie sicher. Sie werden als „prüfen“ markiert und mit dem Grund ausgegeben, etwa fehlender Steuersatz, unleserlicher Betrag oder unbekannter Lieferant.

Typische Fälle:

• Sammelrechnungen mit mehreren Steuersätzen
• Belege ohne Rechnungsnummer oder mit abweichendem Empfänger
• Fotos mit abgeschnittenen Rändern
• Gutschriften, die zu einer früheren Rechnung gehören

Damit entsteht eine kurze Liste für die Sachbearbeitung statt einer Fehlersuche im fertigen Stapel.

Was unterscheidet das von reiner Texterkennung?

Reine Texterkennung (OCR) macht aus einem Bild Text. Für eine Buchung reicht das nicht: Es braucht den Abgleich mit Personenkonten, offenen Posten, schon gebuchten Belegen und der bisherigen Kontierung. Erst dieser Abgleich macht aus einem gelesenen Beleg einen prüfbaren Buchungsvorschlag.

Was hinter Texterkennung steckt, erklärt der Glossar-Eintrag OCR-Texterkennung.

Welche Voraussetzungen braucht die Kanzlei?

Benötigt werden DATEV Rechnungswesen, eine Anbindung über das Klardaten-Gateway (DATEVconnect) und für die Belegverknüpfung die DATEV-Dokumentenablage. Für Mail-Belege kommt ein Lesezugang zu den Postfächern über Microsoft 365 dazu.

Für jeden Mandanten muss das Wirtschaftsjahr in DATEV angelegt sein, sonst kann kein Stapel geschrieben werden. Wie die Anbindung technisch funktioniert, steht auf der Seite DATEV-Schnittstelle. Mit dem Belegfluss eng verbunden ist der Kontoauszug-Abgleich, der fehlende Belege zu Bankzeilen findet.

Ist die Belegverarbeitung schon im Einsatz?

Ja, in einer Steuerkanzlei in Hessen werden Belege auf diesem Weg vorbereitet und gebucht. Wie viel Zeit das spart, ist nicht gemessen, deshalb nennen wir keine Zahl.