DATEV-Schnittstelle: Daten lesen und schreiben

Wie funktioniert eine DATEV-Schnittstelle?

Eine DATEV-Schnittstelle überträgt Daten zwischen einem anderen Programm und DATEV, entweder als Datei, die in DATEV importiert wird, oder über eine Programmierschnittstelle, die Daten direkt abfragt und übergibt. Für den Zugriff braucht es immer eine Berechtigung für den jeweiligen Mandanten.

Bei einer Programmierschnittstelle läuft es so ab:

1. Das Programm meldet sich mit einem Zugang an, der für bestimmte Mandanten freigegeben ist.
2. Es fragt Daten ab, zum Beispiel die Kontobuchungen eines Wirtschaftsjahres.
3. Es übergibt Daten, zum Beispiel einen Buchungsstapel, und erhält eine Rückmeldung mit Prüfmeldungen aus DATEV.

Die technische Dokumentation der DATEV-Schnittstellen veröffentlicht die DATEV eG auf developer.datev.de.

Welche DATEV-Schnittstellen gibt es?

Grob gibt es drei Wege: Dateiimporte im DATEV-Format, Online-Schnittstellen für Cloud-Dienste der DATEV und DATEVconnect für den Zugriff auf lokal oder im Rechenzentrum installierte DATEV-Programme. Welcher passt, hängt davon ab, wo die Daten liegen und ob gelesen oder geschrieben werden soll.

Ausführlicher, mit Beispielen von Shop-Systemen bis Zahlungsdienstleistern, erklärt der Ratgeber DATEV-Schnittstelle erklärt.

Was ist DATEVconnect und was ist das Klardaten-Gateway?

DATEVconnect ist eine Familie von Programmierschnittstellen der DATEV eG, über die andere Programme auf Daten aus DATEV-Anwendungen zugreifen. Das Klardaten-Gateway ist der Dienst eines Drittanbieters Das Gateway macht diese Schnittstellen für Anwendungen außerhalb des DATEV-Systems der Kanzlei erreichbar.

SaracAI nutzt diesen Weg für den eigenen Connector. Der Zugang zum Gateway wird je Kanzlei eingerichtet; gelesen und geschrieben wird nur bei Mandanten, für die der Zugang berechtigt ist. Informationen zum Gateway gibt es beim Anbieter unter klardaten.com.

Was lässt sich über die Schnittstelle automatisieren?

Über DATEVconnect liest der SaracAI-Connector die Buchhaltungsdaten, die für Buchungsvorbereitung und Abgleich nötig sind, und schreibt Buchungen in Stapel, die nicht festgeschrieben sind. Damit lassen sich Belegverarbeitung, Kontoauszug-Abgleich und Auswertungen automatisieren, ohne DATEV zu verlassen.

Lesen:

• Mandantenliste und Wirtschaftsjahre (Kontenrahmen, Kontenlänge, Soll- oder Ist-Versteuerung)
• Summen- und Saldenliste
• Kontobuchungen und Buchungsstapel
• Offene Posten
• Sachkonten und Personenkonten
• Lohn-Erfassungsdaten (LODAS)

Schreiben:

• Buchungsstapel, grundsätzlich nicht festgeschrieben
• Personenkonten für neue Kreditoren und Debitoren
• Belege in die DATEV-Ablage, verknüpft mit der Buchung

Wofür diese Daten im Alltag genutzt werden, zeigen die Seiten Belege automatisch buchen und Kontoauszug-Abgleich.

Warum schreibt die Schnittstelle nur in offene Stapel?

Weil ein festgeschriebener Stapel nach den GoBD nicht mehr geändert werden darf und Fehler dann nur noch per Gegenbuchung zu korrigieren sind. Der Connector setzt beim Schreiben deshalb immer „nicht festgeschrieben“, die Kanzlei schreibt nach Prüfung selbst fest.

Rechtsgrundlagen dazu: § 146 Abs. 4 AO und die GoBD im amtlichen AO-Handbuch. Vor jedem Schreiben prüft der Connector außerdem gegen den Bestand, damit nichts doppelt gebucht wird.

Wie wird eine DATEV-Schnittstelle eingerichtet?

Die Einrichtung beginnt in der Kanzlei: Zugang zum Gateway, Freigabe der Mandanten und ein Test mit einem einzelnen Mandanten. Erst wenn Lesen und Schreiben dort sauber laufen, kommen weitere Mandanten dazu.

Typische Punkte bei der Einrichtung:

1. Für jeden Mandanten muss das Wirtschaftsjahr in DATEV angelegt sein.
2. Kontenlänge und Kontenrahmen werden je Mandant gelesen, nicht angenommen.
3. Prüfmeldungen aus DATEV werden ausgewertet und nicht übergangen.
4. Jede Kanzlei bekommt einen eigenen Dienst mit eigenen Zugangsdaten.

Welche Stolperstellen gibt es bei DATEV-Schnittstellen?

Die meisten Probleme entstehen nicht in der Technik, sondern in den Daten: fehlende Wirtschaftsjahre, abweichende Kontenlängen oder ein Importweg, der anders arbeitet als erwartet. Wer diese Punkte vorher klärt, spart sich Korrekturen im Bestand.

• Importweg und Festschreibung: Je nach Importweg kann ein Stapel beim Import bereits festgeschrieben werden. Das sollte vor dem ersten Import geklärt sein.
• Kontenlänge: Personenkonten und Sachkonten müssen zur Kontenlänge des Mandanten passen.
• Doppelte Daten: Ohne Prüfung gegen den Bestand landen Buchungen bei einem zweiten Lauf doppelt im System.
• Prüfmeldungen: DATEV meldet Unstimmigkeiten zurück; manche Meldungen verhindern das Schreiben nicht, müssen aber trotzdem angesehen werden.

Was kostet eine DATEV-Schnittstelle?

Die Kosten hängen vom Weg ab. Ein Dateiimport verursacht vor allem einmaligen Einrichtungsaufwand, eine Programmierschnittstelle zusätzlich laufende Kosten, etwa für Zugänge oder ein Gateway. Für ein konkretes Vorhaben nennen wir einen Rahmen nach dem Erstgespräch.

Einfluss auf den Aufwand haben vor allem:

• die Zahl der angebundenen Mandanten
• ob nur gelesen oder auch geschrieben wird
• welche DATEV-Programme in der Kanzlei laufen und welche Zugänge schon bestehen
• wie viele Sonderfälle in den Buchungsregeln abgebildet werden müssen

Eine Übersicht über typische Kostenfaktoren steht im Ratgeber DATEV-Schnittstelle erklärt.

Ist die Anbindung schon im Einsatz?

Ja. Bei einer Steuerkanzlei in Hessen liest und schreibt der SaracAI-Connector seit 2026 über diesen Weg im echten Bestand. SaracAI erbringt dabei keine Steuerberatung; die fachliche Verantwortung für Buchungen bleibt nach dem Steuerberatungsgesetz bei der Kanzlei.